Module 8 - Section 4 : Lutter contre les facteurs de détérioration et de vieillissement

Dans les services d'archives, les livres sont classiquement rangés par format, les plus couramment utilisés étant, du plus petit au plus grand :

• in-16,

• in-8° (in-octavo),

• in-4° (in-quarto),

• in-folio,

• in-plano.

• laisser une distance de quelques centimètres entre la tranche supérieure d'une rangée et la tablette au-dessus pour que l'air puisse circuler ;

• serrer suffisamment les livres pour qu'ils ne prennent pas une position oblique qui les déforme ;

• garder néanmoins entre les volumes suffisamment de jeu pour pouvoir les saisir par le dos et non par la coiffe.

• mettre des serre-livre partout où c'est nécessaire, sur les tablettes non remplies ;

• éviter que des volumes dépassent des bords des tablettes vers les allées ;

• éviter de mettre côte à côte des livres reliés en cuir et d'autres brochés ou reliés en toile ou en papier; le cuir peut transmettre des produits acides ou des graisses au papier ou aux toiles naturelles ;

• lorsqu'il n'est pas possible de les ranger à part, intercaler entre les reliures en cuir et les autres un carton lisse non acide ou, encore mieux, mettre en boîte les volumes à reliures de cuir, surtout si ce sont des reliures anciennes ; cette mesure est indispensable pour les reliures comportant des parties métalliques — coins et fermoirs — qui risquent d'endommager les autres reliures ;

• emballer dans un papier neutre ou mettre en boîte un volume dont la reliure commence à perdre sa cohésion, le dos et les plats se détachant ;

• ne pas utiliser de ficelle ou d'élastique ;

• ne ranger verticalement que les volumes dont la hauteur ne dépasse pas 40cm et dont la reliure est rigide, en les calant avec des serre-livres suffisamment hauts pour éviter toute déformation ;

• conserver à plat

  • les volume d'un format supérieur à 40cm

  • les volumes minces ou dont la reliure est souple

  • les volumes très épais, car le poids du corps du volume s'affaissant sur l'étagère tend à déformer le dos et détruit peu à peu la cohésion de la reliure.

Les journaux sont particulièrement fragiles, car ils sont fabriqués avec des papiers de mauvaise qualité et sont ordinairement de grand format.

La mesure de conservation la plus efficace est la reliure, par mois, trimestre ou année suivant la périodicité de l'organe de presse. Mais même reliés, ils doivent souvent être conservés à plat en raison de leur taille.

Les journaux non reliés doivent aussi être conservés dépliés et à plat dans des boîtes de conservation adaptées à leur format.

Les fascicules, dépliants et brochures représentent aujourd'hui une production importante des services versants, car ceux-ci développent des politiques d'information, de sensibilisation et de communication avec les administrés qui passent volontiers par ce type de média. C'est pourquoi l'archiviste doit se préoccuper sérieusement de leur conservation.

Ces documents posent plusieurs problèmes :

• Ils sont en général très minces, et donc sujets à toutes sortes de déformations, pliures et déchirures

• Ils sont de formats très divers

• Ils ont souvent imprimés sur du papier couché, dont la conservation peut s'avérer plus difficile dans le temps.

La majorité des documents conservés dans un service d'archives se présentent sous la forme de feuilles isolées et de cahiers minces.

Pour une bonne conservation, il faut :

• Mettre ces documents dépliés, isolément ou en petits paquets, dans des chemises en papier neutre ou alcalin de plus grand format que le plus grand document, puis dans des boîtes de conservation.

• Éviter de laisser en contact direct des documents de papiers de qualités très différentes, par exemple du papier pur chiffon, du papier de pâte mécanique et du papier thermique.

• Ranger les boîtes à l'horizontale, car lorsque les boîtes sont placées à la verticale, il n'est pas rare que les documents s'effondrent et se déforment à l'intérieur.

Les documents en papier avec sceau ou cachet de cire apposé posent des problèmes particuliers de conservation. Ce type de sceau apparaît au XVIe siècle et tend à remplacer le sceau suspendu.

Ces sceaux sont formés par une fine couche de cire, ou d' un mélange de cire et de résines naturelles, de diverses couleurs, souvent recouverte par un morceau de papier. Ils sont apposés dans la marge inférieure du document ou, s'ils sont utilisés pour sceller des lettres, se trouvent fréquemment au verso du document. Le relief est imprimé à chaud dans le sceau. L' adhérence de la cire/résine au document est parfois augmentée par de petites entailles ou perforations dans le support.

Ces sceaux sont très sensibles aux chocs et à la pression, et se brisent facilement; souvent une partie de la cire/résine est déjà perdue et le relief du sceau n' est conservé que par le papier qui le recouvre.

Ces documents doivent être protégés individuellement par une chemise ou une enveloppe en papier de conservation et entreposés à plat par petits paquets dans des boîtes d'une épaisseur maximale de 6 cm.

Il faut signaler leur présence non seulement dans les instruments de recherche, mais aussi sur la boîte et la chemise qui les protègent afin d'éviter les manipulations trop brutales.

Affiches, plans, dessins utilitaires…: les documents de grande dimension ne manquent pas dans les services d'archives et doivent faire l'objet de mesures de conservation spécifiques en raison de leur vulnérabilité.

Très sensibles mécaniquement, ils le sont aussi bien souvent chimiquement : les affiches —dont l'objectif premier n'est pas d'être conservées — et les dessins utilitaires notamment sont souvent faits de papiers de mauvaise qualité.

Pour ces documents, la conservation à plat est la plus favorable. Il convient de :

• Déplier ou dérouler soigneusement soigneusement ces documents.

• Les protéger en les mettant individuellement ou par petits paquets, selon les cas, dans des chemises en papier neutre ou alcalin, puis dans des cartons à dessin de conservation, de préférence

• Eviter de laisser en contact direct des supports de qualités différentes

• Isoler les documents fragiles entre deux feuilles de polyester de conservation

• Déposer les cartons à dessin sur des tablettes de largeur suffisante ou dans des meubles à plans à tiroirs horizontaux.

• Ne jamais ranger des documents directement et sans protection dans les tiroirs de meubles à plans.

Il existe trois sortes de meubles à plans :

• Les horizontaux

• Les verticaux

• Les meubles pour plans roulés

Les meubles horizontaux conviennent en général pour les documents ne dépassant pas 1,30m par 0,90m, soit légèrement au-dessus du format de papier A0 (84,10cm par 118,9cm).

Il en existe plusieurs modèles :

• Les modèles à tiroirs

• Les modèles à simples tablettes, qui sont peu pratiques, car il faut les tirer en faisant glisser les contenants, boîtes ou cartons à dessin souvent lourds

• Les modèles à rouleaux, plus fonctionnels, puisque les contenants peuvent être déplacés sur un système de rouleaux

Dans tous les cas, ces meubles prennent beaucoup de place et il faut bien étudier leur implantation dans les magasins, car on doit avoir le recul nécessaire pour ouvrir les tiroirs ou dégager aisément les contenants.

Les meubles verticaux présentent l'avantage de pouvoir conserver de nombreux documents dans un minimum de place.

Dans ces meubles les documents sont suspendus, ce qui implique que ceux-ci doivent être suffisamment solides et en état de supporter tout leur poids sur un de leurs côtés.

Les systèmes qui obligent à coller une bande de carton perforé sur un des côtés du document sont à proscrire pour plusieurs raisons :

• Il est choquant d'être obligé de coller un élément exogène sur un document original.

• les autocollants utilisés sont instables et se détériorent au cours du temps : soit la colle se met à suinter et agglutine ensemble plusieurs documents, soit l'autocollant perd son pouvoir adhésif et le document, tombant au fond du meuble, risque d'être endommagé.

Il existe aujourd'hui des systèmes à pinces beaucoup moins dommageables, mais qui requièrent toujours du document une certaine résistance à la traction.

Les meubles pour plans roulés sont de simples ensembles de casiers dans lesquels on glisse les documents roulés. Ils sont de dimensions restreintes et la plupart des documents qui peuvent y prendre place pourraient être conservés dans des meubles horizontaux.

Ce mode de conservation est à éviter à cause des déformations naturelles qu'il engendre et la difficulté de mise à plat des documents lorsque le papier s'est altéré.

Si l'on ne peut l'éviter, il convient :

• de rouler le documents sur un support en carton de conservation ou enveloppé dans deux couches de papier de conservation

• de protéger le document lui-même en l'enveloppant dans deux couches de papier ou de carton souple de conservation, maintenu au moyen de rubans en tissus et 15 à 20mm de large. On peut compléter cette protection en le glissant dans un rouleau ou une boîte à la forme et aux dimensions adéquates, toujours en carton de conservation.

• De n'utiliser en aucun cas des ficelles ou des élastiques pour maintenir le document roulé.

Il n'est pas rare dans les services d'archives d'avoir à conserver des documents de très grande taille : plans d'assemblage du XVIIIe siècles, affiches publicitaires ou de cinéma, etc.

Il n'y a dans ce cas que trois solutions :

• soit, si les documents sont peu nombreux et si le format le permet encore, les placer dans des cartons à dessin de conservation et les poser sur plusieurs meubles à plan juxtaposés

• soit les accrocher sur des grilles verticales mobiles en métal inoxydable, à l'instar des tableaux dans les réserves des musées, mais il faut alors prévoir un système d'accrochage qui n'endommage pas le document et une protection, par des feuilles de polyester de conservation par exemple.

• Soit enfin, les conserver roulés en prenant les mêmes précautions que celles indiquées ci-dessus et en choisissant un rouleau d'un diamètre aussi grand que possible (idéalement 18-20 cm, au minimum 12 cm).

Certains plans anciens sont enroulés sur des noyaux de bois d'origine : dans ce cas, il est possible de conserver l'ensemble sous cette forme, en protégeant le document à l'extérieur. Ceux-ci sont d'ailleurs le plus souvent entoilés d'origine aussi et présentent des qualités de solidité assez exceptionnelles.

Toutefois, ce type de document ne doit être en aucun cas stocké verticalement en appui sur l'une des extrémités du noyau.

Quelle que soit la solution de conservation adoptée, par respect pour le document, le noyau de bois ne doit pas en être détaché.

Tous les documents de grande taille roulés doivent être conservés :

• Soit posés à l'horizontale sur des rayonnages —traversant plusieurs travées par exemple, mais en les mettant côte à côte et en évitant de les superposer

• Soit sur des gouttières posées le long des murs (certains fournisseurs de rayonnages prévoient le montage de telles gouttières à la place des tablettes)

Il existe dans de nombreux services d'archives des collections de gravures, d'estampes et de dessins.

Ces documents sont de nature très hétéroclite, tant par la qualité des supports que par les procédés utilisés.

Les passe-partout sont la meilleure protection pour les gravures et dessins; ils sont constitués par un fond et une partie avec une fenêtre, réunis par une charnière en toile et éventuellement munis d'un couvercle. Le document à conserver est fixé sur le fond par des coins en papier ou bien par des languettes en papier japon pliées en deux et collées avec une colle d'amidon très diluée (ou méthylcellulose) qui garantit un démontage facile.

Toutes les parties étrangères, en particulier des agrafes ou autres parties métalliques et les restes de rubans autocollants, doivent être éliminées auparavant.

Ces opérations doivent être faites par un spécialiste. Il faut veiller notamment à ce que le montage laisse un peu de jeu au document, afin qu'il ne soit pas endommagé par une variation climatique brutale : retenu de façon trop serrée par ses angles, il peut en effet se déchirer en se rétractant en cas d'assèchement de l'atmosphère.

Le choix du matériel pour le passe-partout et son fond dépend de la nature du document à conserver:

• pour les gravures et estampes imprimées avec de l'encre noire ou les dessins au crayon, un carton en pur coton, sans acides, avec charge alcaline garantit la meilleure protection.

• Pour la conservation de documents en couleur, il est préférable de choisir un carton neutre, sans charge alcaline.

L'utilisation d'un film protecteur transparent n'est en principe pas nécessaire et peut poser des problèmes, en cas d'instabilité climatique, à cause de sa faible perméabilité à la vapeur d' eau et des charges électrostatiques. Si, toutefois, on choisit d'y recourir, il est impératif d'utiliser un polyester de conservation

Pour le rangement des passe-partout, deux solutions sont possibles :

• les conserver à plat dans des meubles à plans, en plusieurs couches, chacune étant séparée par une feuille de papier de conservation, pour éviter tout frottement.

  • Confectionner des passe-partout d'un format extérieur normalisé et les placer par groupe de dix à vingt dans des boîtes en carton alcalin aux dimensions adaptées et qui seront rangées à plat.

La deuxième solution est de loin la meilleure. Deux à quatre formats de passe-partout devraient suffire selon les collections.

Beaucoup de documents en parchemin sont pliés ou roulés d'origine. Ils peuvent être conservés sous cette forme, protégés par des enveloppes en papier alcalin et dans des boîtes de conservation adaptées à leurs formes et à leurs dimensions, mais la consultation de ces documents, souvent durcis, est difficile et peut entraîner des dommages.

C'est pourquoi, il est souvent décidé de mettre à plat ces documents et de les conserver dans des enveloppes en papier ou en carton souple alcalin rangées par petits groupes dans des meubles à tiroirs. Cette méthode se prête bien au rangement de documents non scellés.

Il convient de rappeler ici que la mise à plat des documents en parchemin est une opération délicate qui doit toujours être confiée à un spécialiste.

Les rouleaux formés par deux ou trois parchemins cousus peuvent le plus souvent aussi être mis à plat et pliés en accordéon à l'endroit de la couture.

En revanche, ceux formés par des parchemins collés les uns aux autres ou par plusieurs peaux doivent être conservés sous forme de rouleaux, entourés d'un papier de protection, dans des tiroirs d'une hauteur suffisante. Le diamètre du rouleau ne doit pas être inférieur à 12 cm.

Les documents scellés demandent des précautions particulières pour leur rangement.

L'utilisation de simples enveloppes en papier fort ou en carton souple exige un très grand soin pour éviter des dommages aux sceaux à l' intérieur de l'enveloppe.

Il faut éviter de superposer des enveloppes contenant des documents scellés. Les sceaux apposés et les sceaux suspendus sont tous très sensibles à la pression et aux contraintes mécaniques. Il est utile de signaler l'existence d'un sceau sur l'enveloppe de protection du document.

Des boîtes de conservation en carton alcalin, dans lesquelles chaque document et chaque sceau est maintenu individuellement par des languettes en polyester ou en carton, ou par d'autres méthodes facilement démontables —de la mousse non acide taillée à la forme du sceau par exemple —, offrent une protection beaucoup plus efficace.

Il n'y a plus dans ce cas de manipulations lors de la consultation, le document restant dans sa boîte.

Les sceaux ne doivent jamais être emballés avec de l'ouate ou "protégés" par des boîtes qui les enferment plus ou moins hermétiquement : les risques d'altération biologique et de dommages mécaniques à leurs attaches sont importants.

Pour les documents scellés fortement endommagés, le rangement provisoire, en attendant une restauration indispensable, à plat dans une boîte qui sera manipulée avec beaucoup de précaution ou la stabilisation entre deux feuilles de polyester maintenues ensemble par quelques points de soudure sont des solutions acceptables.

La conservation des documents photographiques demande une attention particulière du fait de leur sensibilité aux facteurs climatiques, à la lumière et à la pollution.

La plupart du temps, les conditionnements d'origine ne satisfont pas aux exigences d'une conservation à long terme : l'utilisation ou le maintien en place de papiers de protection ou d'enveloppes en papier pergaminé ou papier crystal couramment utilisés par les photographes est à proscrire.

Sont également à proscrire les pochettes en PVC vendues dans les magasins.

Les normes de conservation sont très différentes du point de vue climatique selon que l'on a affaire à des documents en noir et blanc ou en couleur. En revanche, pour le conditionnement, on ne fait pas la distinction.

• Les négatifs et les tirages positifs sur papier doivent être conservés individuellement : c'est très important, car les documents photographique peuvent se coller les uns aux autres, ce qui engendre des dégâts souvent irréparables.

Les négatifs doivent être conservés

• Soit dans des enveloppes en papier de pure cellulose à pH neutre

• Soit dans des pochettes de polyester spécial pour la conservation. C'est la meilleure solution, d'autant qu'il existe des pochettes spécialement partitionnées pour les bandes de négatifs et pour tous les formats, mais il faut veiller à la stabilité des conditions climatiques (voir à ce sujet les inconvénients de l'encapsulation). Ces pochettes ont aussi l'avantage de permettre la consultation sans manipulation directe.

Les mêmes conditionnements peuvent être utilisés pour les tirages positifs sur papier.

Ainsi protégés, les documents peuvent être placés dans des boîtes qui les mettent à l'abri de la lumière et de la poussière. Les fournisseurs de pochettes en polyester de conservation proposent aussi des boîtes-classeurs —appelées aussi boîtes-albums — très pratiques pour y ranger les pochettes munies alors de perforations. Il faut veiller à commander l'ensemble du matériel chez le même fournisseur, car il peut y avoir des différences de format et de perforations entre les boîtes et les pochettes.

Les clichés sur verre, négatifs ou positifs, doivent être conservés dans des boîtes à leurs dimensions exactes, éventuellement calés avec de la mousse au pH neutre et chaque plaque doit être séparée des autres par une feuille de papier fort de conservation : en effet, le principal risque est le bris du verre.

Les microfilms en bobines de 30m doivent être conservés dans des boîtes de conservation spéciales qui seront rangées dans des meubles à tiroir adaptés. Avant d'être insérée dans sa boîte, chaque bobine doit être serrée avec une cravate de papier neutre afin d'éviter les débobinages intempestifs. Il ne faut en aucun cas utiliser d'élastique.

Les galettes de 300 mètres sont conditionnées dans des boîtes en métal inoxydable.