2.2. Tout le monde dans le service producteur ou versant a-t-il accès aux archives ?
Bien entendu, nous parlons surtout ici des dossiers contenant des informations "sensibles" : ceux qui concernent le personnel, les administrés, certains dossiers financiers ou politiques.
En fait les règles d'accès aux archives devraient être les mêmes que les règles qui existent dans le service producteur/versant pour les dossiers en cours. Pour cela il est impératif de connaître ces règles, au besoin en les demandant au responsable du service, par écrit. Ce document figurera dans le dossier du service.
Les règles s'appliquent au personnel titulaire mais aussi au personnel vacataire ou contractuel, à condition qu'il soit aussi autorisé par le responsable du service ; il faut être particulièrement vigilant sur ce point.
Se pose aussi la question des personnes missionnées par le service producteur/versant .
Exemple :
Un juriste consultant qui va étudier une procédure
Il faut toujours vérifier auprès du service producteur/versant quels documents la personne missionnée doit consulter dans le cadre de sa mission et pour combien de temps.
En cas de doute, il faut adresser le dossier au responsable du service.