1.1. Tout document existant est potentiellement communicable
La conservation d'un document ne se légitime que parce qu'on lui reconnaît une valeur et un intérêt propre, à plus ou moins long terme.
De ce fait, la communication est bien le but de la conservation.
En théorie donc, tout document conservé a vocation à être communiqué, quels que soient sa forme, son contenu, son support. L'incommunicabilité n'existe pas.
La seule manière de priver définitivement un document de la possibilité d'être communiqué est de le détruire sans en réaliser de copie (d'où l'importance que revêtent les décisions en matière de tri et d'élimination, voir ces mots).
Attention :
De ce fait, l'information concernant l'existence d'un document et sa description doit être mise à la disposition du public quelle que soit sa situation vis-à-vis des critères de communicabilité. Ceci implique l'exhaustivité des documents de recherche, qui doivent refléter le contenu des fonds.
