1.2. La notion de délai de communicabilité
 - | Toutefois, la consultation du contenu de certains documents peut mettre en cause des intérêts publics ou privés, des valeurs collectives ou individuelles. C'est pourquoi les États ont en général mis en place un filet de protection, sous la forme de délais restrictifs à la communication des archives publiques. Ces délais visent à protéger le plus souvent :
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L'existence des délais, parfois longs, privant le public d'un libre accès à certaines informations, pourrait apparaître à première vue comme contraire à la transparence, aux exigences de la recherche. Toutefois, la plupart du temps, il n'en est rien ; en effet, ces délais sont représentatifs des équilibres politiques et sociaux de chaque pays :
Pour la transparence : l'accès au document administratif fait l'objet de mesures particulières (voir plus loin) qui permettent l'accès du public à l'information dans des conditions différentes. Au contraire, une communication non régulée risquerait d'entraîner presque sûrement un appauvrissement radical des versements d'archives, et la multiplication de procédures judiciaires sanctionnant les atteintes à la vie privée et aux intérêts des organisations ou de l'État.
Pour la recherche : la faculté de consulter malgré tout des documents conservés mais non communicables peut être fournie au chercheur lorsque la législation de son pays a prévu, comme en France, une procédure de dérogation, ou d'autorisation spéciale. Selon des critères variables (nature de la recherche, caractéristiques des documents demandés, avis des services producteurs et des autorités compétentes), la consultation est donc spécialement autorisée, cette autorisation étant en général personnelle et nominative.
Attention :
Quelquefois, une instance de régulation (comme en France la CADA (Commission d'accès aux documents administratifs) est appelée à donner un avis en appel lorsqu'une difficulté particulière se présente (voir plus loin).
