1.3. La recherche administrative
De plus en plus nombreuses, en raison de l’évolution du monde actuel vers une plus grande transparence administrative et de l’information accrue des particuliers qui souhaitent faire valoir leurs droits, les recherches administratives sollicitent les services d’archives de façon importante et leur demandent d’adapter sans cesse leur réactivité et leurs connaissances.
La demande rétrospective de l’administration
Une communication légitime
Une administration ayant effectué un versement dans un service d’archives doit pouvoir en effet obtenir communication à tout moment de l’une ou l’autre pièce qu’elle y a versée. Ce droit à communication du service versant doit être préservé, même si la charge de travail du service d’archives est importante par ailleurs. Il ne génère d’ailleurs pas une contrainte considérable si l’organisation de l’accueil des versements a été bien maîtrisée. En revanche, il est tout à fait admissible que le service d’archives sollicite la participation du service versant aux recherches, si celles-ci sont fréquentes, longues ou complexes, et excèdent la simple communication d‘un article répertorié.
Mais une prise en charge de plus en plus précoce
L’augmentation de la production, les évolutions rapides de la législation et de l’organisation administrative conduisent les administrations à confier très rapidement leurs documents à la garde du service d’archives. En acceptant d’accueillir le versement, quelquefois moins de deux ans après la production des documents, le service d’archives doit mesurer à quelles sollicitations ultérieures il s'expose et peut éventuellement différer l’accueil de versements dont l’utilité courante ou intermédiaire serait encore trop importante.
La demande du grand public qui peut se présenter à deux niveaux différents
Faire valoir un droit
Répondre à cette attente du public est au cœur des missions du service d’archives, qui se doit de préserver les sources du droit des personnes et des biens. Ces principaux droits s’exercent en matière d’identité (filiation, nationalité), de propriété, de travail (impôts, retraite) mais concernent aujourd’hui également l’économie (faillites), l’urbanisme et l’environnement. Sollicité dans ce cadre, le service d’archives est tenu d’accompagner le demandeur dans sa recherche et de fournir une réponse si celui-ci ne peut effectuer lui-même les investigations nécessaires.
Solliciter une information
L’accès aux documents d’ordre administratif ou judiciaire fait partie des droits fondamentaux du citoyen. Ainsi toute personne peut demander, dans le cadre de la législation en vigueur, à avoir accès à un document à titre d’information. Cette communication répond à des règles précises et, là encore, le rôle du service d’archives est fondamental pour garantir la bonne application des mesures de transparence qui sont au cœur de tout fonctionnement démocratique.
