4.2.1. Les outils de contrôle
Dans le cas d’une gestion manuelle, les documents produits à l’appui de la communication sont les suivants :
fiches de déplacement,
registre journalier,
dossier de lecteur.
Ainsi, en reportant les informations portées sur les fiches de déplacement d’une part, sur le dossier de lecteur (suivi chronologique des documents consultés par le chercheur) et d’autre part dans le registre journalier (sorties du jour, avec leur réintégration), des contrôles sont possibles :
en fin de journée, des documents sortis non réintégrés ;
en cas de recherche nominative, des documents consultés par un lecteur donné.
Toutefois, ces outils indispensables au quotidien s’avèrent peu souples à utiliser en cas de recherche rétrospective lorsque les éléments d’identification ou de datation du problème ne sont pas précis.
Dans le cas d’une gestion informatisée, les possibilités d’édition de listes et de croisement de données sont en général beaucoup plus grandes; peuvent ainsi être être consultées facilement :
les listes des cotes sorties et/ou réintégrées dans la journée, la semaine, le mois, l’année ;
la liste de toutes les cotes consultées par un lecteur et de tous les lecteurs ayant consulté une cote ;
des listes par typologies documentaires ou par types de chercheur, etc.
En principe, la fiabilité des outils informatiques offre une meilleure garantie contre les "emprunts" d’étourderie et de malveillance.
Toutefois, la nature particulière des documents d’archives qui fait que l’on communique les documents par liasses entières identifiées chacune par une seule cote, ne permet pas au seul suivi informatique de garantir la sécurité de la communication.
Les systèmes de contrôle visuels (caméras), sonores (portiques magnétiques) et individuels (vigilance du personnel) sont indispensables pour compléter cette dissuasion.
