4.1. Conception
Une fois la décision prise (ou imposée par la hiérarchie), différents points sont à aborder.
Que choisir : conception en interne ou sous-traitance ?
Pour en décider, doivent être mis en balance les compétences, le temps à passer, le budget disponible, la politique générale du service et de sa hiérarchie. Il n’y a pas de bonne ou de mauvaise solution a priori, il n’y a que des cas particuliers.
Mais il faut au préalable :
un cahier des charges qui est indispensable ; son contenu doit être élaboré soit par le service d’archives, soit en étroite collaboration avec lui ; les différentes rubriques, leur agencement, les mises à jour, tout doit pouvoir être discuté, amendé, testé… sans cette étape, les chances de survie à long terme d’un site sont quasiment réduites à zéro ;
le site doit suivre une charte graphique, le plus souvent celle de l’institution dont dépend le service d’archives ; si toute latitude est laissée à l’archiviste, il se doit de choisir des teintes attrayantes, lisibles mais pas tapageuses, en sachant que le site est conçu pour être consulté sur une longue durée par l’utilisateur (par exemple une recherche dans un inventaire qui serait vert pomme sur fonds rose poserait de gros problèmes …) ; éviter les effets "gadget" qui trahissent le non professionnalisme, les textes défilants, clignotants, les petites souris qui courent dans tous les sens, et tant d’autres effets qui n’ont pas vraiment leur place dans un site archivistique.
En terme de choix techniques, une réflexion doit être menée sur le type de site, statique ou dynamique, faisant ou non appel à des bases de données… Là encore, une vision évolutive des objectifs du site et de son évolution est nécessaire, ainsi qu’une étroite collaboration entre les archivistes et les informaticiens pour éviter tout malentendu ou tout choix technique aboutissant à une impasse.
