5.3.2 Les préparatifs
En général les personnalités invitantes (élu, responsable des archives, commissaire de l'exposition) vont prendre la parole ; il faut donc prévoir une sonorisation : un micro, un amplificateur, une ou deux enceintes. En hiver, des vestiaires permettent de déposer des manteaux ou imperméables encombrants.
Un verre ou un cocktail clôture généralement la manifestation. On peut réaliser cela à moindre frais ou faire appel à un traiteur.