5.3.3 Le déroulement
Les invités sont accueillis à l'entrée du service d'archives et, selon la disposition des locaux et des habitudes du protocole, ils attendent dans le hall l'arrivée des personnalités, ou bien ils commencent la visite de l'exposition.
Puis vient le temps des discours dans un ordre préalablement établi par le protocole. C'est à l'archiviste de présenter les objectifs et le contenu de l'exposition, de remercier toutes les personnes qui ont participé ainsi que les institutions et/ou privés qui ont prêté des documents ou des objets. Il n'oubliera pas de remercier les membres de l'équipe car, sans les travaux moins visibles de classement et d'analyse des documents, leur mise en valeur ne serait pas possible. Enfin, le verre de l'amitié clôture l'événement. La presse, les médias en général, commenteront l'événement et ce sera le meilleur, le plus efficace des moyens de communication pour promouvoir l'exposition.