2.3.3. La conférence de presse
Il s'agit d'une réunion organisée spécialement à l'intention des médias, écrits et audiovisuels. Elle est :
soit déconnectée de l'événement qu'elle concerne et tenue plusieurs jours, voire quelques mois avant si l'événement revêt une haute importance, afin de mieux préparer le public,
soit le jour même, une heure ou une demi-heure avant.
L'archiviste peut recevoir les médias seul ou être accompagné du responsable communication et/ou du responsable hiérarchique – élu, directeur des affaires culturelles, etc. – de son institution.
Il est préférable de proposer à nouveau le dossier de presse, s'il existe, pour les journalistes qui ne l'auraient pas apporté ou ne l'auraient reçu.
Une présentation orale de l'événement est faite, l'archiviste répond aux questions complémentaires qui lui sont posées, et se prête à la séance de photographies, de caméra ou au micro proposée.
La presse peut alors rester au début de la cérémonie pour interviewer les personnalités et écouter les discours.
La presse peut être conviée simplement à l'heure même de l'événement ; elle assiste à l'ouverture de la cérémonie (pour la prise de contact préalable).
Conseil : Fiche pratique
L'annonce de la conférence de presse comprend :
nom et coordonnées du service d'archives, nom de la personne référente
titre, lieu et dates de la manifestation
lieu, jour et heure de la conférence de presse
noms des personnalités qui seront présentes.
Facultatif :
descriptif succinct de la manifestation (les médias sont censés avoir reçu au préalable le dossier de presse).