Module 14, section 3 : Connaître son environnement et ses besoins

Les rapports annuels constituent une source d'information officielle sur l'ensemble de l'organisme : gouvernance, organigramme, objectifs, stratégies, évaluation, résultats, autant de données partagées par les dirigeants et les responsables des services. ­

Les énoncés de politiques fourniront indirectement des indications sur les méthodes de fonctionnement et les besoins de création, de conservation et de communication des archives courantes et définitives.

­Les manuels de gestion dans tous les domaines d'activités de l'organisme ou de l'entreprise recèlent des données sur les types de documents nécessaires au jour le jour à tous les employés dans l'accomplissement de leur travail; ils permettent d'estimer et de vérifier les durées de conservation de ces documents à divers stades; ils serviront aussi à désigner les documents essentiels et ceux qui peuvent être utiles à des services autres que celui qui crée ces documents.