3.1. Les collègues d'institutions ou d'organismes semblables ou à proximité
Dire que les relations avec nos collègues proches par la proximité physique ou par le type de service où ils travaillent constituent une excellente source d'information et de coopération relève de l'évidence.
Pourtant notre premier réflexe est souvent de chercher plus loin l'aide qui s'offre parfois à côté de nous et ce, sous diverses formes.
La consultation de collègues ayant déjà eu recours à des fournisseurs ou des sociétés extérieures peut grandement faciliter des décisions comme :
l'achat de fournitures aux normes archivistiques
contenants,
matériel de restauration,
matériel de microfilmage,
l'achat d'équipements spécialisés
étagères,
chariots pour le transport de documents,
appareils de microfilmage,
le choix de prestataires de services extérieurs
services de restauration
de microfilmage, de numérisation et autres.
De tels avis permettent à la fois d'accélérer la recherche de prestataires possibles et d'obtenir des recommandations sur ceux qui offrent les meilleurs produits et des avis sur leur efficacité.
Exemple :
À Montréal, un regroupement de services d'archives, d'abord créé pour mieux délimiter les champs d'excellence de chacun pour l'acquisition d'archives privées, a aussi permis en diverses occasions de regrouper les achats de contenants sans résidu acide pour obtenir des meilleurs prix et une livraison assurée des fournisseurs de ce produit rarement disponible sur le marché.
Ainsi, le GARM (Groupe des archives de la Région de Montréal) a permis aux archives de la région de se concerter pour la solution de problèmes communs et même l'organisation de la promotion des services d'archives de la région de Montréal.
Dans l'ensemble du Québec, les Archives nationales du Québec animent, dans toutes les régions de la province, des tables de concertation régionales où sont régulièrement convoqués tous les responsables de services d'archives de la région pour des formations ou des discussions sur des actions régionales.
Pour en savoir plus, vous pouvez visiter le site de Bibliothèque et Archives nationales du Québec, plus particulièrement pour en apprendre plus sur les services offerts aux organismes privés et le mécanisme des tables de concertation régionales.