6.1. Structurer son service
L'un des modules indique les moyens à mettre en œuvre pour créer un service d'archives (voir module " Création et gestion d'un service d'archives ").
Cependant, gérer un tel service peut s'avérer une expérience difficile, au cours de laquelle différents types de problèmes vont se poser à vous.
Demandez-vous d'abord si la place du service au sein de l'administration ou de l'entreprise à laquelle il est rattaché est la bonne : de cela dépend bien souvent la reconnaissance et l'obtention de moyens. Cette place, l'avez-vous bien négociée ? Êtes-vous en mesure, le cas échéant, de reprendre la négociation ?
Pour cela posez-vous les questions suivantes.
Votre service est-il structuré ?
En d'autres termes, connaissez-vous le rôle et les missions assignés à votre service ?
En fonction de ceux-ci, avez-vous bâti un organigramme ?
Chacune des tâches à accomplir suppose la mise en œuvre de moyens :
Avez-vous correctement établi le budget du service ? Connaissez-vous le " B-A, BA " du bon gestionnaire financier ?
En fonction des moyens dont vous disposez (à supposer que vous les connaissiez), avez-vous établi des priorités d'action, un tableau de bord à court et à moyen terme ?
Mais au juste, savez-vous ce qui ce passe autour de vous ? Avez-vous établi un circuit de l'information et de communication interne ? En avez-vous défini les outils et les règles ?
Et "l'extérieur" ? Il peut déterminer certains des éléments afférant aux questions ci-dessus. Alors, comment communiquez-vous avec l'extérieur ?