3.1. L'enquête préalable
L’élaboration de la liste des documents avec leur délai de conservation requiert une certaine préparation : il faut, par exemple, faire au moins une analyse préalable exploratoire de l’environnement interne et externe du service concerné en se renseignant sur les relations de ce service avec cet environnement et en examinant les fonctions et activités qu’il exerce.
Il s’agit-là d’une étape essentielle dans l’élaboration du tableau d’archivage[1].
Méthode : Je me pose des questions :
 Je me pose des questions | Les méthodes archivistiques ne suffisent-elles pas pour élaborer un tableau d’archivage ? Non. L’archivistique peut vous offrir des méthodes et des outils pour diagnostiquer des problèmes de création, de traitement, de préservation et de communication des documents. |
Mais certaines de ces méthodes peuvent ne pas fonctionner dans l’environnement dynamique où l’on évolue et où les exigences sont axées sur l’efficacité administrative et la rentabilité relative des solutions proposées.
Il faut interroger son milieu, aux besoins duquel on adapte sa pratique; puisque chaque organisme, chaque service peut avoir des besoins différents, des méthodes de travail différentes, et donc produire des documents différents, votre travail consiste aussi à examiner et à analyser chaque environnement où vous intervenez en tenant compte des budgets disponibles
3.1.1. Découverte de la vie de l'organisme
Une analyse de la législation et de la réglementation en vigueur ainsi qu'une bonne connaissance de la documentation disponible sur l’organisme peuvent être d'une grande utilité pour l'archiviste.
Mais il est également profitable d’essayer, dans la mesure du possible, de participer à certaines des activités de l’organisme pour mieux les comprendre et recueillir des informations directes et précieuses sur sa culture de fonctionnement.
Les publications de l’organisme ou l’entreprise
Les recueils de législation et de réglementation (pour les administrations, les Journaux et bulletins officiels) apportent des connaissances utiles sur la définition des procédures et les conditions de leur mise en œuvre. Parfois, toute la typologie documentaire est décrite dans les textes officiels. Il suffit dans ce cas de vérifier sur le terrain la forme prise par ces types de documents.
Les organigrammes permettent de mieux saisir les hiérarchies au sein d’une organisation. Constituer une collection d’organigrammes à jour peut être un outil précieux, pour un service de gestion des documents.
Les rapports annuels constituent une source d’information officielle sur l’ensemble de l’organisme : gouvernance, organigramme, objectifs, stratégies, évaluation, résultats, autant de données partagées par les dirigeants et les responsables des services.
Les énoncés de politiques fourniront indirectement des indications sur les méthodes de fonctionnement et les besoins de création, de conservation et de communication des archives courantes et définitives; à ce titre, vous devez consulter tous les recueils de décisions du Conseil d’administration auxquels vous pouvez avoir accès.
Les manuels de gestion dans tous les domaines d’activités de l’organisme ou de l’entreprise recèlent des données sur les types de documents nécessaires au jour le jour à tous les employés dans l’accomplissement de leur travail; ils permettent d’estimer et de vérifier les durées de conservation de ces documents à divers stades; ils serviront aussi à désigner les documents essentiels et ceux qui peuvent être utiles à des services autres que celui qui crée ces documents.
Les activités de l’organisme ou l’entreprise
La présence à des réunions générales, assemblées, conseils de gestion ou conseils de direction est parfois possible. On y discute de toutes sortes de questions parfois importantes, souvent intéressantes, qui permettent de juger des priorités, de mieux apprécier la culture de l’organisme, de connaître ses activités dans des contextes plus larges que celui du travail d’archiviste. Cela vous permet aussi de vous faire connaître, ce qui peut faciliter la phase des entretiens (voir ci-dessous).
Les sources d’informations spécialisées
Si vous évoluez dans un domaine particulier, aux activités très spécifiques, vous avez tout intérêt à bien connaître les sources d’information et de réglementation affectant les types d’archives propres à ce domaine.
Exemple :
L’archiviste municipal doit bien connaître la législation et les organismes régissant ce domaine alors que l’archiviste universitaire développera des connaissances pointues sur toutes les sources d’information sur le milieu universitaire.
Les archivistes des institutions nationales et gouvernementales comme ceux d’une Église, d’un parti ou d’un corps politique, d’un syndicat ou d’une entreprise doivent se documenter sur les particularités de leur domaine non seulement pour en comprendre les documents, mais surtout pour partager avec leurs créateurs et leurs utilisateurs la culture essentielle nécessaire à leur bon usage et leur bonne conservation.
3.1.2. Les entretiens
Néanmoins, ce travail abstrait ne remplace pas une prise de contact direct avec les services producteurs et avec les documents produits dans le cadre de ses activités.
Pour chaque service, les étapes sont les suivantes :
Une prise de contact avec le responsable de l'unité administrative évaluée est indispensable, même s'il n'est pas le principal producteur de documents. Vous allez travailler et évoluer dans son service, il doit donc être au courant. C’est lui qui vous donnera une première idée des activités du service et vous orientera vers ses collaborateurs. S’il est lui-même producteur de documents, interrogez-le à ce sujet ou reprenez rendez-vous avec lui pour un entretien plus ciblé.
Analyse des fonctions et activités assumées par le service. Il convient de faire parler les agents pour discerner les grands pôles d’activités gérés par le service. Vous cernerez les fonctions en analysant les verbes utilisés pour décrire ce que font les agent. Ex. : je gère du personnel (fonction :gestion de personnel) ; je prépare le budget (fonction : budget). Les activités seront constituées des différentes tâches mises en œuvre pour mettre en œuvre la fonction. Ex. : pour la gestion de personnel, je reçois les demandes de congés des agents, je reçois leurs formulaires d’arrêt maladie, etc.
Recensement des types de documents produits et reçus dans le cadre de ces activités.
Eventuellement, analyse des documents eux-mêmes avec les principaux intéressés.
