3.2. La préparation et la validation du tableau de tri et de conservation
Les résultats de cette analyse sont ensuite confrontés aux exigences en matière de responsabilité.
Sur la base de ces résultats, vous pouvez ensuite évaluer[1] les documents et proposer les durées d’utilité administrative[2] ainsi que le sort final selon les types de documents définis par votre analyse.
3.2.1. Fixer les délais de conservation
Pour fixer les délais de conservation, vous procédez à l’évaluation des documents en fonction des critères suivants:
les exigences légales et administratives de maintenance des documents (par exemple : les pièces comptables doivent généralement être conservées le temps que le comptable reçoive le quitus, mais il ne faut pas négliger une éventuelle vérification par un organisme de contrôle - type Cour des comptes -, on doit alors ajuster le délai de conservation de ces pièces à celui dont dispose ledit organisme pour intervenir) ;
les utilisations des documents au sein du système (modèles réutilisés pour des actions ultérieures, documents de référence, documents d’actions) ; la relation organique entre ces documents détermine leur durée de conservation ;
les relations avec les autres systèmes (documents de détail et documents de synthèse) ;
les utilisations de documents ;
les archives essentielles pour la poursuite de l’activité ;
les gains d’une meilleure gestion des documents.
Les délais de conservation sont établis sur la base de l’évaluation.
3.2.2. Etablir un projet de tableau
Un premier projet peut être établi en interne au service d'archives et discuté entre collègues.
Le service d'archives ne doit en aucun cas valider le tableau sur la base du seul entretien préalable. Il conviendra de revoir les personnes interrogées pour leur présenter le premier projet de tableau d'archivage et recevoir leurs commentaires.
En effet, dans un certain nombre de situations, le tableau sera appliqué par les agents eux-mêmes. Ils doivent donc bien connaître l’outil et se l’approprier : la meilleure méthode est de revoir le tableau avec eux.
Le tableau d'archivage est ensuite validé par le service et le service de gestion des documents/service d'archives.
Méthode : Je me pose des questions :
 Je me pose des questions | Comment dois-je présenter mon tableau d’archivage ? Deux possibilités existent, pas obligatoirement incompatibles. 1) Une présentation service par service Cette présentation a l'avantage d'être plus claire pour l'administration productrice car chaque service y retrouvera ses propres dossiers et aura des consignes claires directement applicables. Elle présente néanmoins plusieurs inconvénients : risque de doublons, obsolescence rapide en fonction des modifications d'organigrammes, etc. |
2) Une présentation fonction par fonction, activité par activité
Cette présentation a l'avantage d'éviter les doublons et de survivre aux transformations internes en matière d'organigramme. Elle est facilement applicable dans le cadre d'un système de gestion des documents avec centralisation de l'ensemble des dossiers produits et reçus par une organisation.
Elle est néanmoins plus difficilement applicable dans le cas d'organisations conservant leurs dossiers dans les différents services, car les agents risquent de ne pas retrouver leurs dossiers dans l’ensemble du tableau.
Le service d'archives devra choisir son modèle en fonction des souhaits des services et de ses propres objectifs en matière de gestion des documents de l'organisation.
Très souvent, il sera possible d’utiliser un logiciel de banque de données pour consigner toute l’information et en produire des états selon les besoins.
