3.3. L'application et le suivi des tableaux
Le tableau doit ensuite faire l’objet d’une diffusion officielle.
Il convient tout particulièrement de sensibiliser les personnels concernés par son application et d’évaluer toutes les conséquences de celle-ci en matière de gestion quotidienne des archives.
3.3.1. La mise en oeuvre du tableau
Il existe plusieurs possibilités de mise en œuvre d’un tableau d'archivage :
l’envoi simple au service ; cette formule est à proscrire absolument, car un tableau d'archivage ne peut être mis en application sans un minimum d’explications ;
l’accompagnement avec la tenue de réunions régulières dans les premiers temps, afin d’expliquer aux agents les opérations concrètes à mettre en œuvre ; c’est le minimum que vous puissiez faire afin de parvenir à une application optimale du tableau ; l’idéal consiste à profiter de la mise en application du tableau de gestion ;
une réflexion parallèle sur la tenue des dossiers et l'organisation des espaces de travail, afin d'adapter les méthodes de travail du service aux exigences du tableau d'archivage ; cette méthode facilitera les versements et les éliminations, mais devra être révisée régulièrement.
Méthode : Je me pose des questions :
 Je me pose des questions | Que faire si le tableau reste “ lettre morte ” ? 1) N’hésitez pas à communiquer autour de l’opération de mise en œuvre d’un tableau de gestion :
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2) Montrez qu’appliquer un tableau d’archivage n’est pas si compliqué et donne des résultats intéressants en matière de décongestion des bureaux, de rentabilisation de l’information utile, etc.
3) Au moment de la mise en application, désignez une personne qui, dans le service, pourrait tenir lieu de “ correspondant ”, en vous tenant au courant des difficultés de mise en œuvre. Dans la mesure du possible, il vaudrait mieux qu’il s’agisse d’une personne différente de celle qui met le tableau en pratique et qui de plus ait un certain poids dans le service pour appuyer vos démarches ultérieures.
3.3.2. Le suivi
Le tableau d’archivage une fois mis à disposition d’un service ne doit pas êtrenégligé. Dans tous les cas de figure, il est indispensable de surveiller sa bonne application, et de le mettre à jour régulièrement suivant l’évolution du service producteur et de ses fonctions et activités.
En fonction des problèmes et des questions que susciteront son application, vous serez en effet amenés à :
tenir compte d’explications complémentaires,
modifier les critères de tri,
adapter le tableau à l’évolution des producteurs, de leurs compétences et des procédures mises en œuvre, à des réorganisations administratives ou d’organigramme.
En fonction de l’importance des modifications que le tableau doit subir, ce suivi se traduit :
soit par la mise en place de notes complémentaires (simples précisions, développements ne modifiant pas la structure),
soit par la refonte du tableau.
Méthode : Je me pose des questions :
Je me pose des questions | L’élaboration d’un tableau d’archivage suppose un investissement professionnel et intellectuel important. Peut-on penser qu’il sera utilisé pendant de nombreuses années ? Cela dépend. Dans certains cas, vous conserverez le même tableau pendant 10 ans, dans d’autres, vous devrez envisager sa mise à jour 6 mois après sa mise en application. Il suffit d’une réforme administrative qui intervient peu après l’élaboration du tableau, pour que vous deviez le reprendre, du moins en partie, afin de tenir compte de cette réforme. |
Ceci posé, une bonne connaissance de l’organisme dans lequel vous évoluez vous permet dans bien des cas d’anticiper ce type d’événement : il suffit alors de patienter un peu afin de livrer un outil qu’il est plus facile de revoir avant une mise en application, qu’après.
Dans le pire des cas, songez que toutes les démarches que vous avez entreprises ne sont pas inutiles, bien au contraire : elles vous ont permis de connaître l’organisme et son fonctionnement, et surtout de nouer des relations avec les producteurs, de vous faire connaître et de les sensibiliser.
