Introduction
Nous venons d’examiner un certain nombre de critères qui vous aideront, en tant que professionnels de la gestion des documents, à prendre une décision concernant le sort des documents produits par un service. Ces décisions doivent être consignées dans un document qu’il vous faudra élaborer et valider en accord avec vos partenaires privilégiés : le service lui-même et les autorités dont il relève.
Ce document que nous appellerons ici le tableau d'archivage[1] peut porter, selon les pays, les pratiques et les informations qu’il fournit, des noms différents. Le glossaire relève plusieurs synonymes utilisés dans divers contextes nationaux .
Dans sa version la plus complète, il détermine, pour chaque service (ou fonction) et en concertation avec lui, le cycle de vie des documents et/ou des dossiers produits ou reçus dans le cadre de ses missions et attributions, depuis leur production ou leur réception jusqu’à la mise en œuvre de leur sort final (élimination, tri, conservation définitive). Il détermine notamment les délais d’utilité administrative des différents types de documents (se référer au module 4, à la section 4 qui porte sur le calendrier de conservation[2]).
Le tableau d’archivage :
sert à fournir un cadre normatif et/ou contractuel ;
est un outil prévisionnel de gestion des archives ;
insère la fonction archives dans l’organisation et le fonctionnement de l’institution.
Tous les documents doivent être visés par le tableau. Ils doivent être indiqués nettement et sans ambiguïté.
