4.6. Microfilm et numérisation : des champs d'application connexes
Aussi incroyable que cela paraisse, la volatilité des supports de stockage informatique ont donné une nouvelle vie aux procédés de micrographie (microfilmage-microfichage). Les microfilms ont une durée de vie supérieure (et prouvée) aux supports informatiques.
Quand la microforme constitue une archive informatique
Plus on dématérialise les documents, plus le flux d'information virtuelle s'intensifie, plus on ressent le besoin de sécuriser les informations importantes.
La micrographie est à la conquête d'une nouvelle application : la sauvegarde informatique.
Le microfilm ''numérique'' (entendre par là un microfilm argentique qui a été impressionné par un laser numérique) s'impose désormais comme le moyen le plus sûr d'archiver à long terme des informations provenant de systèmes informatiques ( les systèmes de banque, de gestion de caisse...). La matérialisation de ces informations les met à l'abri de l'effacement par inadvertance, de l'incompatibilité informatique et de la fragilité des supports d'enregistrement informatiques.
Ce champ d'application couvre les documents juridiques et légaux, les formulaires, documents sociaux, plans et documents au trait, mais ne s'applique pas bien aux documents contenant des photographies, de par la nature même de la microfiche.
L'information sur un microfilm est garantie pour un siècle, les laboratoires de R&D KODAK travaillent actuellement sur un support argentique de 500 ans d'archivage.
Ces sauvegardes sont effectuées à travers des traceurs micrographiques écrivant sur les microformes normalisées. Les nouvelles générations de films argentiques mis au point et identifiés LE 500 par les normes ANSI et ISO, préparent à une durée de vie minimum de 500 ans
On assiste donc à un enregistrement simultané sur deux supports de conservation:
le support informatique pour la diffusion, l'accès rapide, que l'on pourrait assimiler à une archive tampon,
le support d'archivage permanent (de sauvegarde) sur des microfiches argentiques.
Attention :
Les documents informatiques stockés en microfiches perdent leur nature même de document numérique, car ce sont seulement des images du document qui sont enregistrées sur la microfiche. La renumérisation de la microfiche ne redonnera pas vie instantanément à un document texte ni à une base de données!
Numérisation des microfiches
Inversement, les archives permanentes enregistrées sur microfiches, sont maintenant numérisées pour permettre leur exploitation en ligne. Les plans techniques, les registres, les formulaires ayant fait l'objet d'un microfilmage "remontent à la surface" par le biais de ce procédé.
Le point de vue de l'archiviste
Il faut respecter scrupuleusement les normes de microfilmage lors de la sauvegarde de documents informatiques sur les films, en particulier respecter la taille des caractères pour assurer la lisibilité. Alors que certains documents ont été composés avec des caractères ne satisfaisant pas les normes de microfilmage (le caractère Times par exemple, installé par défaut par Microsoft), il sera peut-être nécessaire de faire un pré-traitement de mise en conformité-conversion des textes en polices conformes aux prescriptions de microfilmage (Helvetica ou Arial par exemple), ou changer de format de microfiche pour assurer la lisibilité.