3.2.5. Les dispositifs de gestion
Dans les bureaux, pour conserver et retrouver rapidement les documents et les dossiers, ceux-ci sont rangés et classés selon différents ordres :
chronologique
alphabétique
numérique
et la combinaison de ces différents systèmes auxquels on peut adjoindre des couleurs et des signes pour faciliter le classement.
Dans les services d'archives où sont rassemblés des milliers de fonds différents et des kilomètres de documents, il est nécessaire pour pouvoir conserver et utiliser les archives de savoir où elles sont rangées dans les magasins. Le rangement est assuré au moyen de cotes[1] qui sont portées sur les articles et qui sont le numéro unique d’identification de chaque article dans un service d’archives donné.
Le système de cotation est unique pour chaque service et formalisé sous la forme d'un cadre de classement. Ainsi, la cote archives se substitue aux systèmes de classement des bureaux.
Dans les grands services d'archives, gérés par informatique, il y a une cotation [2] topographique (adresse topographique). Elle indique l'emplacement de l'article dans le magasin parfois associée à l'utilisation d'un code barre.
À la différence du rangement, le classement des archives est une opération intellectuelle qui repose sur le principe de respect des fonds.
Ce principe de respect des fonds a pour objet de conserver ou du moins présenter aux chercheurs les fonds tels qu’ils ont été constitués par le producteur afin de ne pas altérer la valeur de preuve, d’authenticité et d'information des documents qui les composent. Ainsi, selon ce principe, l’archiviste doit faire en sorte que chaque document soit maintenu ou replacé à sa place d’origine dans le fonds d’où il provient.
