Introduction
L'utilisation de l'expression « fonction archives » nous permet de mettre en relation les trois sens du mot archives que nous avons présentés plus haut. Elle comprend l'ensemble des politiques et des activités visant les documents d'archives, exercées par les employés des services d'archives généralement dans des locaux d'archives.
Prenons un exemple. Dans toute administration ou entreprise, un peu importante, il existe un service des ressources humaines qui dispose dans la durée d'une compétence générale sur tout le personnel. En exécution de la politique et des objectifs définis par la direction générale, son rôle est de constituer et de gérer l'ensemble des employés, et de fournir à chaque service les agents compétents dont il a besoin, au mieux des intérêts de l'administration et de ces personnes.
Normalement, un service d'archives existe de la même façon dans les organismes publics et privés :
il dispose dans la durée d'une compétence générale sur les documents produits par chaque service et son rôle est de constituer et de gérer l'ensemble des documents produits par cette administration, au mieux des intérêts de l'administration ;
il met aussi à disposition les documents que chaque service lui a confiés et dont il a besoin dans des conditions d'emploi efficaces et utiles.
Cette fonction est donc une fonction globale. En conséquence la politique et l'action des services d'archives doivent aussi être globales.