Module 2, section 1 : Les mots de l'archivistique

La gestion des documents d'archives consiste à assurer leur traitement selon un cycle de vie des documents.

Ce cycle de vie a été formalisé sous le nom de théorie des trois âges des archives par l'archiviste français Yves Pérotin (1962) pour mieux sensibiliser les producteurs d'archives et les archivistes à leurs rôles respectifs. Cette théorie distingue trois âges successifs dans la continuité de la vie de tout document et de tout dossier composant les fonds d'archives.

Ces trois âges sont ceux des :

• archives courantes,

• archives intermédiaires,

• archives définitives.

Ce cycle de vie existe aussi bien pour les documents matériels qu'électroniques.

L'âge des archives courantes^[1] correspond au moment de la création des documents ou de l'ouverture des dossiers matériels ou électroniques.

Il dure tant que ces documents sont immédiatement et quotidiennement utiles aux affaires qui ont nécessité leur création et sont donc conservés dans les bureaux.

Sa durée est donc très variable selon les types de documents, d'actions et de bureaux..

Dans la continuité de l'âge des archives courantes, l'âge des archives intermédiaires^[2] est celui où ces documents et ces dossiers cessent d'être d'un usage, sinon quotidien, du moins régulier, parce que les affaires qu'ils traitent sont terminées.

Mais, ils doivent être conservés pour d'autres raisons, indirectes, pour diverses obligations, notamment fiscales, juridiques ou d'information.

Les documents ne sont plus couramment utiles à la gestion des affaires, les dossiers sont clos.

Leur valeur administrative directe subsiste encore pour quelque temps et une conservation de précaution à assurer détermine leur durée d'utilité administrative et donc leur conservation temporaire (plus ou moins longue) ou non.

Lorsque toutes les obligations de conservation des documents pour utilisations temporaires sont arrivées à échéance et s'il ne reste plus aucune valeur ni directe, ni indirecte en particulier administratives, juridiques ou d'information, ni caractère unique, les documents peuvent être détruits.

Dans la continuité des archives intermédiaires, les documents qui doivent être conservés indéfiniment sont appelés archives définitives^[3].

À partir de ce moment-là, les documents sont conservés sans limitation de durée pour tous les usages à venir, prévisibles et imprévisibles, pour toutes les valeurs, directes (notamment juridiques) et indirectes (notamment d'information historique et scientifique).