2.1.3. Impact du numérique sur le cycle de vie des documents
La transformation progressive des documents "nés papier" en documents « nés numériques » a changé la séquence « classique » du cycle de vie. Pour les documents numériques natifs, l'étape des archives intermédiaire peut disparaître car, dès leur création, leur sort final est déterminé. Il subsiste seulement avec, le moment venu, la révision du sort des documents avant élimination (allongement des délais).
La gestion électronique des documents (GED) prend place dès la création du document et s'achève dans l'archivage intermédiaire, recouvrant approximativement la zone gérée par la gestion des documents (records management). Elle désigne un procédé informatisé visant à organiser et gérer des informations et des documents électroniques au sein d'une organisation. Le terme GED désigne également les logiciels permettant la gestion de ces contenus documentaires.
• L'archivage électronique existe potentiellement depuis la validation du document jusqu'à son sort final.
La GED met principalement en œuvre des systèmes d'acquisition (exemple d'utilisation : la numérisation de masse de documents papiers), d'indexation, de classement, de stockage d'information, d'accès (navigation et recherche) et de diffusion des documents. La GED participe ainsi aux processus de collaboration, de capitalisation et d'échange d'informations. Elle prend en compte le besoin de gestion des documents selon leur cycle de vie, de la création à l'archivage définitif en passant par la gestion des différentes versions.
Le numérique complexifie les états successifs du document durant la période courante. Ainsi les différentes phases peuvent se décliner en sous-phases, qui existeraient également en parallèle, comme : capture/création de papier, de courriel, de fichiers graphiques, de base de données, etc. ; révision/validation : projet, révision, révision en groupe, validation, version finale, version révisée, etc. ; publication/diffusion : publication papier, diffusion par web, mel (ou courriel), supports électroniques, etc. ; stockage/conservation : stockage en ligne, near-ligne, hors-ligne, archivage dans un service d'archives numériques, etc.