Module 2, section 1 : Les mots de l'archivistique

Mais de même que la fonction d'un service du personnel comprend aussi la conduite d'une politique globale de recrutement, de formation et de gestion du personnel dans son ensemble, de même la « fonction archives » est une fonction à la fois générale et particulière.

L'archivage désigne les différentes actions de la fonction archives. L'archivage est un processus qui a pour but de garantir, dès sa création et dans la durée, l'accessibilité et l'authenticité des documents et des dossiers d'archives que l'on conserve pour des raisons d'information ou de preuve. Ce processus comprend le contrôle du cycle de vie des dossiers, leur évaluation pour déterminer lesquels conserver pendant combien de temps et à quel moment les éliminer ou les verser éventuellement dans un service d'archives compétent, ou dans un espace de stockage spécifique, les moyens de leur préservation (conservation sur le long terme et sécurité), leur description, leur consultation (accès, diffusion) et leur valorisation.

L'archivage comprend l'organisation de la gestion des documents d'archives (records management) chez les producteurs, afin de contrôler l'intégralité du cycle de vie des documents et des dossiers jusqu'à leur élimination ou leur entrée dans le système d'archivage (par versement) et par conséquent la qualité de ceux-ci et de leurs métadonnées dès leur création.

Le service d'archives doit mener pour l'administration et sous sa direction une politique globale d' archivage :

• gestion des documents utiles à l'administration ou à l'entreprise,

• conservation sur le long terme,

• mise à disposition des ressources archivistiques aux services producteurs,

• facilitation et coordination de la nécessaire mobilité de celles-ci,

• assistance technique permanente pour la conservation et la bonne gestion des documents dans les services : assistance à chacun des bureaux et secrétariats qui produisent et reçoivent les documents qu'ils utilisent.