1.3.3.1 Les ressources humaines
Concernant les ressources humaines, trois éléments devraient déterminer le nombre d'employés affectés à la gestion des documents :
la taille de l'institution (nombre d'employés),
le volume de la masse documentaire et
le nombre d'activités à réaliser.
Une ressource interne à temps plein n'est peut-être pas nécessaire pour une entreprise comptant une vingtaine d'employés. Elle devient vite essentielle lorsque la taille de l'institution dépasse les 100 employés, dans la mesure où tous ces employés sont susceptibles de créer et de recevoir des documents. Peu importe son titre, ses tâches et la proportion de temps alloué, au moins une personne devrait être chargée de la gestion des documents. Pour une institution de plusieurs milliers d'employés, ce sera plutôt une équipe complète qui sera nécessaire afin de répondre aux besoins. L'important est de veiller à ce que le personnel soit suffisant et possède les compétences adéquates pour assurer un suivi efficace.
Exemple :
Le volume documentaire et la diversité des activités réalisées auront une influence sur le nombre d'employés nécessaires pour les gérer. Par exemple, une entreprise dans le domaine de l'aviation construit plusieurs modèles d'avions différents. Dans ce cadre, chacun des projets est régi par des procédures détaillées et chaque pièce d'équipement fait l'objet d'une fiche technique (mise à jour régulièrement). Une telle entreprise produira et conservera des milliers, voire des millions de documents, dont la gestion est critique pour la réalisation de ses activités. À l'inverse, une petite entreprise qui réalise une ou deux activités produira et conservera beaucoup moins de documents.
