5.2.2 Gestion
Cette fonction concerne, comme son nom l'indique, la gestion de la masse documentaire enregistrée. Elle est le cœur du système et constitue le lien qui unit toutes les autres composantes. Elle est constituée de différents éléments qui font chacun l'objet d'un module ou application.
Modules ou applications reliés
Gestion des documents : Concerne toutes les actions que l'on peut appliquer à un document dans le système : créer (dans le cas de la création d'un document par l'intermédiaire du système), consulter, modifier les accès, gérer les versions, réserver ou emprunter, modifier, ajouter des métadonnées, sauvegarder et supprimer. C'est l'élément le plus près des tâches quotidiennes de tout employé, quelle que soit l'institution concernée.
Gestion automatisée du cycle de vie de l'information[1] (souvent abrégé par « RM » pour « Records management ») : C'est le cœur des activités de l'archiviste, qui consistent à assigner un délai de conservation à chaque type de dossier, voire dans certains cas à chaque type de document. Ce délai sera appliqué à même le système, de façon plus ou moins automatisée, selon les besoins. Cette composante est plus ou moins développée dans les systèmes, où les dossiers/documents ont souvent été intégrés sans analyse concernant leur durée de conservation. Rapidement, la masse documentaire est devenue presque impossible à gérer (vu l'absence de règles préétablies). De ces expériences est apparue la nécessité de déterminer à l'avance et en amont les délais de conservation applicables aux dossiers intégrés dans un système. Le but : automatiser l'application de ces délais aux dossiers, le tout de façon transparente pour les utilisateurs.
Exemple :
Un employé crée le fichier d'un plan relatif à la construction d'un aqueduc. Dès la création du fichier, il l'enregistre dans le répertoire ou dossier concerné. À ce dossier sont associées des métadonnées. Parmi elles, on retrouve le délai de conservation applicable (souvent en fonction d'une cote de classement). Dans notre exemple, on prévoit la conservation permanente de la version finale du fichier. Concrètement, l'employé élabore son plan. Une fois ce plan terminé et rendu final, en l'identifiant et en le classant au bon endroit, il assurera, souvent sans même le savoir, la gestion automatisée du cycle de vie du plan qu'il a créé.
Partage et collaboration : De façon simplifiée, ce module comprend toute forme de travail commun sur un dossier, une activité ou un document. Il peut impliquer de partager des documents sur support papier dans un classeur commun, de partager les dossiers et fichiers numériques d'une unité dans un espace commun sur un serveur ou encore de collaborer de façon plus élaborée et intégrée dans des applications développées à cette fin. Cette forme de travail devient de plus en plus fréquente, depuis quelques années, en raison de la transformation d'une culture de travail individuel en mode « silo » vers une culture plus collaborative, où les tâches sont accomplies avec des documents partagés. C'est le cas notamment dans les organisations travaillant en mode « projet ».
Automatisation des tâches (workflow) : Ce module consiste en l'automatisation ou la semi-automatisation de la réalisation d'une tâche et implique l'intégration de chacune de ses étapes dans une application conçue à cet effet. Les documents créés tout au long du parcours sont alors reliés ou intégrés au processus automatisé.
Exemple :
le processus d'embauche des employés dans une institution est constitué de différentes étapes, souvent répétitives. L'automatisation de ce processus entraînera le passage d'une étape à l'autre par l'intermédiaire du système, en fonction de conditions prédéfinies. Les documents créés ou reçus (appel de candidature, curriculum vitae, questionnaire d'entrevues, grille de sélection, etc.) seront reliés ou intégrés au processus.
Remarque :
Cet élément est parfois considéré comme la colonne vertébrale d'un système. S'il peut être très rentable, il demande une somme importante de préparation et d'analyse. Automatiser un processus ou une activité exige une excellente maîtrise des tâches impliquées, ce qui peut faire défaut dans institution en développement ou ayant subi d'importantes transformations[2] . Il sera souvent préférable de réaliser d'abord des projets d'envergure plus limitée, portant sur des séries de documents homogènes correspondant à des activités bien maîtrisées dans l'institution. Ceci permettra d'apprivoiser le fonctionnement du système. Par la suite, les projets d'automatisation de tâches pourront être développés.
Gestion de contenus Internet : Cette fonctionnalité concerne la création, le processus de publication, la sécurité et les exigences reliées à la conversion des contenus pour visualisation sur Internet.
