Portée, objectifs et développement du système
Le système vise tous les documents produits ou reçus par la municipalité. Son développement est réalisé par projet, en fonction des besoins des employés et de leurs disponibilités.
Les responsables du projet (l'équipe de gestion des documents et l'équipe informatique, avec l'appui de la direction) ont choisi de commencer le développement du système et son implantation par l'intégration de séries de documents homogènes dont l'utilisation et les processus sont bien connus et les utilisateurs favorables au projet.
Ceci leur permettra d'apprivoiser le système et de développer les compétences et l'expertise dans les meilleures conditions possible.
Les documents ont été conservés sur différents supports tout au long du développement de la ville et de ses activités. Pour répondre efficacement aux besoins des employés, il est prévu que tous les dossiers ou documents d'une série soient repérables dans le système, peu importe leur support.
L'accès direct aux versions numériques ou numérisées des documents sera privilégié pour les documents consultés fréquemment ou à conservation permanente. Les documents consultés rarement, qui doivent être éliminés, non disponibles format numérique (ou numérisé) seront accessibles à l'extérieur du système (dans les bureaux, les entrepôts ou sur microforme[1]), vu le coût associé aux opérations de transfert de support. Ils seront par contre indexés et décrits dans le système (au moyen d'une fiche).
Les premières étapes consistent à intégrer le cadre de classement des documents dans le système, à y associer les délais de conservation requis pour chaque type de document et à préparer le registre de métadonnées.
Le registre de métadonnées contient divers profils de métadonnées. Ces profils déterminent les métadonnées qui doivent être saisies pour chacun des types de documents ou dossiers intégrés. Le registre est composé de plusieurs profils spécifiques et d'un profil général.
Les profils spécifiques ont été préparés pour décrire chacune des grandes séries de documents que l'on retrouve le plus fréquemment dans une ville (plans des infrastructures, dossiers de permis, comptes de taxes, dossiers d'activités de loisir, procès-verbaux des séances du conseil municipal, dossiers d'employés, etc.).
Le profil général est utilisé pour décrire tous les documents qui ne font pas l'objet d'un profil spécifique
