DIRECTIVE DE GESTION DES DOCUMENTS DE LA MUNICIPALITÉ VAL-DES-ARCHIVISTES

Exemple

OBJET

Mettre en place et appliquer, de façon efficace et rentable, les règles, méthodes et procédures normalisées concernant la gestion et la conservation des documents de la municipalité , quel que soit leur support (papier, technologique , etc.) pour :

  1. Que chaque employé ait accès en tout temps aux informations nécessaires à la réalisation de ses activités;

  2. Que la municipalité soit en mesure en tout temps de reprendre et continuer les activités (lors du départ d'un employé, après une réorganisation ou lors de situations critiques);

  3. Que la municipalité soit en mesure de protéger et défendre ses droits, de fournir les informations nécessaires lors des opérations de vérification et de disposer des documents pertinents à la compréhension de son histoire et de ses activités.

CADRE LÉGISLATIF ET NORMATIF

  1. Lois applicables (Elles varient selon les pays et les régions, c'est pourquoi nous n'en citons aucune ici.).

  2. Réglementation interne

  3. Normes nationales et internationales (ISO 15489, ISO 30300, etc.)

  4. Normes internes

RESPONSABILITÉS

  1. Direction : S'assurer que la présente politique, de même que des éléments qui en découlent (cadre de classement[1], échéancier de conservation, système de gestion, etc.) soient appliqués par chacun des employés sous sa responsabilité.

  2. Employés : Chacun des employés est responsable de la gestion des dossiers pour les activités dont il a la charge. Chacun des dossiers doit être organisé de façon à ce qu'il puisse être repris par un autre employé, advenant un départ.

  3. Équipe gestion des documents : Dans un premier temps, assister les employés dans l'organisation des dossiers et leur fournir tout moyen ou procédure pour faciliter leur tâche dans ce domaine. Deuxièmement, recueillir, conserver et donner accès aux dossiers qui doivent être entreposés temporairement ou conservés en permanence. Finalement, assurer la destruction des documents en fonction des délais de conservation et dans le respect des règles de confidentialité applicables. En tout temps, les besoins des employés déterminent les orientations et les activités de la gestion des documents.

DOCUMENTS RELIÉS

  1. Cadre de classement des documents de la municipalité, qui établit une structure commune pour le classement des documents de tous les services, peu importe leur support (papier, technologique, etc.);

  2. Directive concernant la gestion des courriels;

  3. Échéancier de conservation, qui détermine le délai de conservation des documents selon leur type;

  4. Procédure et formulaire de transfert des documents dans le dépôt centralisé;

  5. Toute méthode ou procédure spécifique applicable à certains types de dossiers.

MOYENS DE RÉALISATION

Avec le soutien en tout temps de votre équipe de gestion des documents, l'ensemble du personnel de la ville doit :

  1. Appliquer le cadre de classement commun;

  2. Gérer chacun des dossiers de façon à ce que celui-ci puisse au besoin être repris ou continué par un autre employé;

  3. Appliquer la directive relative à la gestion des courriels;

  4. Appliquer les méthodes, règles ou procédures spécifiques à la gestion des dossiers selon leur nature;

  5. Appliquer les délais de conservation selon le type de dossiers et procéder au transfert des dossiers qui doivent être conservés.

EN TOUT TEMPS, L'ÉQUIPE DE GESTION DES DOCUMENTS EST À VOTRE SERVICE CONCERNANT L'APPLICATION DE LA PRÉSENTE DIRECTIVE.