3.1.1. Le registre des entrées
Le registre des entrées est un document (ou volume), sous format papier ou électronique, dans lequel sont consignés systématiquement des renseignements sommaires permettant d’identifier et de retracer toutes les entrées de nouveaux documents d’archives.
Pour les versements provenant d’un service d’archives intermédiaires comme pour toutes les autres entrées, il s’agit, simplement et le plus tôt possible, sur la base d’une consultation rapide du bordereau de versement, de consigner des données comme :
le numéro d’entrée (généralement composé de l’année et d’un numéro assigné séquentiellement selon l’ordre d’arrivée des documents) ;
le nom du donateur (correspond généralement au nom du producteur) ;
un aperçu succinct du contenu des documents (quelques mots souvent suffisent) ;
les dates inclusives (au moins de façon approximative) ;
les quantités approximatives ;
la localisation temporaire des cartons et autres contenants.
Le registre des entrées constitue aussi une preuve juridique des transferts des documents d’un service ou individu producteur au centre des archives.
