5.3.1. Le fonds est en ordre
Quand le fonds à classer provient d’un service de préarchivage ou d’un service producteur travaillant en relations étroites avec le centre d’archives, le contenu des dossiers est généralement bien identifié dans le bordereau de versement.
L’archiviste doit procéder quand même à des vérifications qui seront plus ou moins importantes selon la nature du travail fourni en amont :
il faut revoir les classements alphabétiques, chronologiques, topographiques, etc., de dossiers sériels ;
il faut remplacer ou ajouter des chemises, de manière à matérialiser l’organisation interne des dossiers, reporter sur les chemises les intitulés de dossiers ou de sous-dossiers, la typologie des documents contenus dans ceux-ci, leurs dates extrêmes ;
il faut éventuellement ajouter des éléments qui n’apparaissent pas sur le bordereau parce qu’allant de soi pour le producteur; ces renseignements seront nécessaires pour l’identification du dossier au sein des milliers de dossiers conservés par le centre d’archives.
Exemple :
Un titre “procès-verbaux d'infraction” de dossiers de la Direction du Travail doit être précisé en “procès-verbaux d'infraction à la législation du travail”.
C'est à ce stade que pourront se compléter les tris et éliminations non effectués lors de la collecte, en s'aidant des tableaux de gestion[1] et de la réglementation en vigueur.
