5.3.3. Le fonds est en vrac
Sa provenance[1] peut ne pas être identifiée (fonds entré anciennement dans le centre d'archives et non enregistré, fonds retrouvés lors de l’évacuation de locaux, etc.).
Le classement d’un fonds en vrac comprendra trois étapes :
recueillir des informations sur l’origine et le contenu des documents concernés, en prenant garde au fait que plusieurs fonds peuvent être mêlés ensemble :
partir des “paquets” existants (registres, liasses, pièces isolées) en les considérant provisoirement comme des unités de classement
analyser pièce à pièce les documents isolés, sans cohérence visible, et reconstituer les dossiers
analyser succinctement chaque “paquet” ou dossier avec une fiche (provenance, contenu, dates)
donner un même numéro provisoire au dossier et à sa fiche descriptive
identifier les dossiers, repérer s’ils appartiennent à un ou plusieurs fonds
organiser le fonds :
reprendre chaque dossier ou “paquet” pour déterminer sa nature exacte et sa place dans le fonds
regrouper par grandes activités (ou fonctions) ces dossiers ou “paquets” à partir de l’étude des fonctions et activités du producteur
élaborer un plan de classement selon la même logique du général au particulier
répartir sur le papier les “paquets” ou dossiers à l’intérieur du plan, en reportant les numéros provisoires correspondants
analyser les dossiers et rédiger l’instrument de recherche :
reprendre les dossiers un à un dans l’ordre du plan de classement
rédiger pour chacun une analyse du contenu
regrouper au besoin les documents isolés de même nature ou scinder matériellement les dossiers trop volumineux
Attention :
Pouvons-nous traiter un fonds d’archives qui a déjà été l’objet d’un traitement ?
En règle générale, il est préférable de s’abstenir de reclasser un fonds d’archives déjà en ordre.
Toutefois, différents cas de figure peuvent se présenter :
si l’ordre rencontré est purement factice, il s’agit de reconstituer au mieux l’ordre organique d’origine selon lequel le fonds aurait dû être classé ;
si le fonds n’est qu’une suite de dossiers échantillonnés et conservés, non pas comme le résultat organique des activités d’un producteur mais à des fins de documentation ;
si l’on retrouve des documents jusque là réputés manquants ou lacunaires dans un fonds donné, il faut les réintégrer dans ce fonds constitué.
