3.2.1.1. À quel niveau indexer ?
Les noms géographiques sont innombrables et il faut se donner une règle.
Cette règle varie forcément avec la compétence et les attributions du service ou du centre d’archives.
Dans des archives communales française, par exemple, on indexe généralement au nom des quartiers, voire au nom des rues. C’est un niveau pertinent. On ne peut pas se contenter du nom de la commune : tous les documents seraient indexés à ce nom.
Dans des archives départementales ou régionales, le niveau pertinent est celui de la commune. On n’indexe pas à un lieu-dit, sauf si ce lieu-dit est particulièrement important localement : un site touristique ou archéologique, une station balnéaire ou de sports d’hiver, le lieu d’implantation d’un organisme particulier (un établissement religieux, scolaire, un complexe industriel…). Ces lieux-dits doivent faire obligatoirement l’objet d’un renvoi vers la commune dont ils dépendent – et vice versa – puisque c’est la commune qui est prise comme niveau ordinaire d’indexation.
Dans des Archives nationales, on alterne entre circonscriptions locales d’un certain niveau (les départements en France) et communes d’une certaine importance, selon la nature des dossiers.
Partout, on prendra en compte, au sens très local du terme, les noms de “régions” ou “provinces”, les noms de “pays” les cours d’eau ou les plans d’eau (lacs, étangs…), les montagnes et autres éléments importants du paysage.
Ces règles permettent normalement de prendre en compte tous les noms géographiques contenus dans les analyses d’un répertoire numérique détaillé, puisque ce sont les mêmes qui président à la localisation de l’objet des dossiers lors de la rédaction des analyses.
Attention :
Elles permettent par contre de réduire dans l’indexation le nombre des toponymes contenus dans un inventaire où souvent, notamment dans le cas d’archives anciennes, les lieux-dits sont cités.
Ces lieux-dits peuvent bien sûr figurer dans l’index propre de l’inventaire, puisqu’ils existent dans les analyses, mais on ne les fait pas figurer dans le fichier général d’un service d’archives ; on indexe leur occurrence au nom de la commune.
