3.2.1.2. Des noms à ne pas prendre en compte
Des noms de lieu “balises”
Pour respecter l’homogénéité de l’indexation, il y a un erreur à ne pas commettre : c’est de prendre en compte des noms propres qui ne sont cités que comme “balises”, comme limites, ou comme localisation d’une institution.
Ils ne sont pas utilisés pour eux-mêmes, ils “encadrent” d’autres lieux qui, eux, ne sont pas cités et leur prise en compte aboutirait à une indexation très incomplète, donc induirait en erreur.
Exemple :
Dans l’analyse suivante :
F/12/356 à F/12/372 Ministère de l’Industrie. – Usines, autorisations de construction (classement alphabétique par département).
F/12/356 Ain à Calvados.
Il ne faut pas indexer Ain ou Calvados qui ne sont cités que parce qu’ils représentent le premier et le dernier dossier de la liasse ; d’autres départements font l’objet de dossiers au même titre que ces deux-là.
Des noms de lieu “limites”
Pour les mêmes raisons, on n'indexera pas aux noms de lieux "limites".
Exemple :
On ne choisira pas les termes Saint-Lary et Castillon pour un dossier concernant les travaux sur la route de Castillon à Saint-Lary : si les travaux se font sur toute la route, l’indexation est incomplète puisque d’autres communes sont concernées et peut-être que les travaux ne se font ni sur la commune de Castillon ni sur celle de Saint-Lary mais sur une autre non mentionnée.
Dans ce cas, l’indexation “lieu” doit se faire au nom de la route : “route départementale n° 15” ou, éventuellement “route de Castillon à Saint-Lary” si le descripteur a été créé, ce qui n’est pas la même chose que le nom des deux communes.
L’idéal bien sûr, c’est de faire des renvois (ou une association dans une base de données) entre cette route et toutes les communes qu’elle traverse.
Des noms de lieu localisation d'une institution
Il ne faut pas indexer au nom d'un lieu géographique qui n'est que la localisation d'une institution.
Exemple :
Les registres de la justice de paix de Castillon ne doivent pas être indexés à “Castillon” mais au “canton de Castillon”, ressort de ladite justice.
La baronnie de Château-Verdun ne doit pas être indexée à “Château-Verdun” mais à “baronnie de Château-Verdun”.
Des renvois doivent être faits, bien sûr ou des hiérarchies créées entre l’institution et les communes qui en composent le ressort.
On n'indexera pas non plus des minutes de notaire au nom de la commune siège de l'étude : les minutes d'une étude couvrent de nombreuses communes en milieu rural ; même dans le cas d'études urbaines, les minutes couvrent généralement les villages des alentours.
