2.1.1. Rappels...
Afin de mener leurs activités avec efficience et efficacité, les organismes recherchent des logiciels qui sont complets et performants; des logiciels qui permettent la gestion des documents numériques et des contenus organisationnels; qui assurent la préservation et la conservation des documents et finalement qui facilitent la réutilisation et le partage des documents qui y sont enregistrés.
Il faut rappeler qu’un système d’information consiste en un :
Ensemble de fonctions et règles ;
Visant à assurer l'intégrité, la fiabilité, l'authenticité, l'accessibilité et la pérennité des documents;
Comprenant les rôles, la technologie, la formation ainsi que procédures d'application et de documentation, etc.;
Spécifique au contexte d'affaires d’un organisme.
Attention :
Le système d’archivage électronique gérant des documents d’archives numériques avant application du sort final contribue à la gestion et la préservation des documents numériques. Toutefois, il ne s’agit pas d’une solution miracle. Tout outil technologique doit être accompagné de politiques, procédures, formation et accompagnement du changement pour les usagers afin d’en permettre une utilisation adéquate. Il doit donc être soutenu par un programme complet de gestion des documents.