2.1.2. Principales exigences fonctionnelles requises
Le système d’archivage électronique gérant des documents d’archives numériques avant application du sort final offre de nombreuses fonctionnalités. Nous ferons un survol des principales exigences fonctionnelles requises pour gérer et préserver les documents numériques.
Capture : Le système doit permettre la capture, l’enregistrement ou l’importation des documents numériques de différents formats de fichiers (ex. : textuels, photographiques, sonores, etc.), qu’ils soient nés numériques ou numérisés.
Classification : Le système doit permettre la prise en charge de la classification en vigueur dans l’organisme ou intégrer, dans les métadonnées, l'affectation originelle dans le plan de classement. Aussi, le système peut permettre l’ajout d’autres types de classification, telle la possibilité d’y ajouter des facettes de façon à faciliter le repérage et optimiser la classification.
Gestion des métadonnées : Le système doit permettre la capture ou la saisie de métadonnées afin de documenter le contexte de création ou de réception des documents numériques et ainsi assurer l’intégrité et l’authenticité de ceux-ci.
Conservation et destruction : Le système doit permettre de conserver les documents selon leurs valeurs administratives, légales, financières ou historiques (conformément au calendrier de conservation de l’organisme), de gérer les délais automatiquement et de permettre une destruction des documents numériques. Il doit aussi permettre la suspension de l’application des délais de conservation lorsque les documents sont requis en cas de litige ou de demande d’accès (fonction de gel).
Recherche et partage : Le système doit faciliter la recherche (simple et avancée). Par ailleurs, le système doit permettre l’interopérabilité entre les diverses plateformes utilisées dans l’organisme.
Traçabilité et audit : Le système doit permettre de conserver une trace des consultations ou toute autre action effectuée sur les documents numériques.
Accès et sécurité : Le système doit faciliter la gestion des accès afin de limiter les droits aux personnes qui nécessitent l'accès aux documents dans l’exercice de leurs fonctions ou de l’application de la législation. Il doit aussi assurer la sécurité des documents en permettant d’identifier le niveau de confidentialité de ceux-ci. Par ailleurs, le système doit permettre de définir différents espaces d’enregistrement selon les droits d’accès.
Conseil :
Cette liste d’exigences fonctionnelles n’est pas exhaustive. En complément, il est possible de consulter la norme ISO16175 Information et documentation — Processus et exigences fonctionnelles applicables aux logiciels de gestion des documents d'activité — Partie 1: Exigences fonctionnelles et recommandations associées pour toute application de gestion de documents d’activité numériques qui présente les principales exigences fonctionnelles nécessaires pour la gestion des documents numériques.
Ces exigences sont applicables aussi bien aux systèmes d’archivage électronique gérant des documents d’archives numériques avant application du sort final qu’aux applications métier, c’est-à-dire les systèmes dont la fonction première n’est pas la gestion documentaire. Chaque système propose une grande multitude de fonctionnalités.
Attention :
Il importe, pour l’archiviste, de bien évaluer les fonctionnalités de façon à répondre aux besoins de son organisme, des usagers tout en assurant l’interopérabilité et la pérennité des documents numériques. En revanche, ces exigences ne prétendent pas répondre aux objectifs de conservation à long terme de documents numériques dans un environnement de conservation dédiée.
Attention :
L’archiviste doit également porter une attention particulière aux espaces de travail collaboratif de type Teams ou SharePoint. Bien qu’il ne s’agisse pas de logiciels dédiés à la gestion des documents, il n’en demeure pas moins que plusieurs fonctionnalités présentes peuvent encadrer, en tout ou en partie, la gestion des documents numériques.