1.2.1 Les défis d'ordre opérationnel
Tout d’abord, les courriels posent des défis opérationnels lors de la réalisation des activités quotidiennes d’un organisme. Il faut souligner notamment :
La croissance exponentielle du nombre de courriels. En effet, le volume d’information échangé par courriels est important et ne cesse de croître. Ainsi, il peut devenir difficile de gérer cette masse documentaire et retrouver l’information nécessaire en temps opportun.
La sécurité et confidentialité de l’information. Bien que les boîtes de messagerie soient protégées par un mot de passe, il peut être possible d’accéder au contenu des courriels. De plus, Il faut également considérer la nature des informations pouvant être transmises par courriels, tels des renseignements personnels.
La facilité de duplication et de diffusion de l'information. Il est très facile de partager l’information par courrier électronique. Dans un contexte professionnel, il est important de s’assurer que les informations sont transmises uniquement aux personnes concernées. Mais ce n’est pas toujours le cas.
La permanence des informations. Il est important de se rappeler que les informations contenues dans un courriel peuvent être conservées dans de nombreuses boîtes de messagerie et serveurs. Ainsi, même si l’on croit avoir détruit un courriel, il existe fort probablement à un autre endroit.
La difficulté, pour les usagers, d’identifier la valeur des courriels. Certains usagers peuvent avoir de la difficulté à identifier eux-mêmes la valeur de leurs messages, ce qui peut entraîner une destruction rapide de courriels ayant une valeur archivistique ou, au contraire, une conservation prolongée de messages n’ayant aucune valeur.