Module 7B - section 7 : La gestion des courriels et des documents interactifs

Enfin, la gestion des courriels pose des défis en termes de gestion documentaire.  Parmi ces défis, il nous semble important de souligner :

• La conservation à long terme. Il peut être difficile d’identifier les courriels ou leurs pièces jointes qui doivent être conservés à titre d’archives historiques et d’en assurer une protection adéquate.

• Délais de conservation. L’application des délais de conservation pour les courriels contenant de l’information importante pour la conduite des affaires d’un organisme peut s’avérer difficile à appliquer dans les boîtes de messagerie.  

• Repérage. Le repérage de l’information contenue dans les courriels peut être difficile.

• Manque de constance dans les pratiques. Dans la gestion des courriels, les pratiques sont souvent différentes d’un usager à l’autre. Alors que certains peuvent détruire des courriels rapidement, d’autres vont les conserver très longtemps. Les pratiques ne tiennent pas toujours compte de l’évaluation archivistique ni de la valeur des courriels et de leur pièces jointes.

• Utilisation des boîtes de messagerie privées pour échanger des courriels de nature professionnelle et inversement.

Ces enjeux ne sont pas exhaustifs et varient d’un organisme à l’autre.