Module 7B - section 7 : La gestion des courriels et des documents interactifs

Une politique est un outil intéressant pour bien informer le personnel de l’organisme des pratiques de gestion attendues pour le courrier électronique. En effet, une politique permet de coordonner les pratiques de façon à gérer les situations répétitives de manière cohérente et uniforme.​

La politique de gestion du courrier électronique aborde notamment les informations suivantes :

• Objectifs. Ils précisent les résultats attendus. Les objectifs doivent être cohérents au regard des activités de gestion des documents numériques en place dans l’organisme. 

• Principes généraux. Certaines politiques peuvent comprendre des principes généraux qui mettent l’emphase sur des aspects importants pour l’organisme. Par exemple, l’importance d’assurer l’intégrité des courriels ou encore que les courriels en lien avec la conduite des activités de l’organisme soient gérés et préservés.

• Propriété. Fournit une déclaration indiquant que les courriels appartiennent à l'organisation. En effet, il est important de rappeler cette notion lorsque la boîte de messagerie est mise à la disposition du personnel par l’organisation pour mener ses activités professionnelles. Par ailleurs, lorsque des courriels personnels sont échangés avec la boîte de messagerie professionnelle, il devient important de rappeler que cette boîte appartient à l’organisme.

• Création d’un courriel. Il peut être important de donner certaines balises pour la création de courriels professionnels, tel qu’aborder un seul sujet par message de façon à faciliter la préservation des courriels ou encore de ne pas inclure des informations personnelles et professionnelles dans un même message, etc.

• Évaluation des courriels. Fournit des informations sur la valeur des courriels. En effet, un usager peut échanger des courriels qui n’ont aucune valeur administrative, financière ou archivistique pour l’organisme, tels des courriels personnels. Il y a certains courriels qui ont une valeur éphémère, c’est-à-dire qu’ils ont une valeur pour une très courte durée ou jusqu’à ce que l’activité soit complétée telle une convocation à une réunion. Il y a des courriels qui ont une valeur archivistique, c’est-à-dire qui documentent les activités de l’organisme. Ces derniers doivent être gérés selon les politiques en vigueur de gestion des documents numériques et conservés conformément aux délais prévus dans le calendrier de conservation. 

• Classification​. Indique le type de classification à utiliser pour organiser les courriels et faciliter le repérage.

• Préservation et conservation​. Identifie les méthodes de préservation privilégiées selon l’infrastructure technologique de l’organisme, tels les formats, supports, systèmes d’information, système de messagerie, etc.  

• Sécurité et confidentialité de l'information.​ Fournit des indications sur les informations qui peuvent être divulguées et celles qui nécessitent une autorisation pour être partagées par courriel selon le niveau de confidentialité de ces informations. De plus, la politique peut mentionner si des composantes technologiques peuvent être utilisées pour partager des informations confidentielles de manière sécuritaire, tel le chiffrement des courriels. De plus, le niveau de confidentialité doit être attendu.  

• Formation du personnel​. Indique si des activités de formation et/ou de sensibilisation sont mises en place pour faciliter la gestion des courriels.

• Les rôles et les responsabilités. Précise les responsabilités de chaque intervenant impliqué dans la gestion des courriels. Comme nous le savons, il y a plusieurs acteurs impliqués dans la gestion des documents numériques. Par conséquent, la définition des rôles et responsabilités s’avère essentielle.

La politique de gestion du courrier électronique permet d’informer les usagers d’un organisme des différentes composantes de gestion ainsi que des pratiques attendues