1.3.2 Les systèmes de gestion électronique des documents et les systèmes d’archivage électronique
Puisque le courriel est un document numérique, les systèmes d’information sont des outils d’une grande importance pour la gestion et la préservation des courriels. Il faut préciser que, tels que mentionnés, les systèmes permettant la gestion des courriels ne sont pas nécessairement déployés dans tous les organismes. Ainsi, l’archiviste doit proposer des solutions applicables dans son contexte organisationnel.
Dans certains organismes, il est possible que l’on doive imprimer un courriel pour en permettre sa gestion et sa conservation avec le dossier correspondant. De cette façon, il est possible de le classer selon le cadre de classement de l’organisme et d’appliquer les délais de conservation. Une telle pratique peut demeurer pertinente pour constituer des dossiers complets.
Attention :
En choisissant cette méthode, l’archiviste perd le caractère numérique du document, dont les métadonnées et les fonctionnalités. De plus, cette pratique peut entrainer la multiplication d’un même courriel si ce dernier n’est pas supprimé de la boîte de messagerie.
Certains organismes vont proposer enregistrer les courriels pertinents dans un répertoire partagé ou une gestion électronique des documents. Cette pratique permet, d’une part, de classer le courriel avec le dossier correspondant et d’autre part de faciliter la consultation par les autres usagers.
Certains organismes privilégient la gestion des courriels à même la boîte de messagerie. Cette pratique permet de conserver le caractère numérique du courriel, dont les métadonnées et les fonctionnalités. Il est possible d’y inclure une arborescence de dossiers correspondant au plan de classement, ce qui facilitera l’organisation et l'application des délais de conservation.
Attention :
En choisissant cette méthode et en l'absence d'exports :
les courriels demeurent accessibles uniquement à la personne ou aux groupes de personnes qui sont responsable de la boîte de messagerie,
les courriels ne se seront pas conservés avec les dossiers correspondants,
il ne faudra pas oublier d’y appliquer les délais de conservation.
Ce mode de gestion des courriels repose sur le bon vouloir de chaque usager. Ainsi, les pratiques risquent de varier d’un usager à l’autre. Privilégier le partage via des adresses fonctionnelles favorise une homogénéisation des pratiques. Une adresse fonctionnelle est liée à une fonction ou à un service et non à un individu.
Il est possible d’effectuer la conservation du courriel avec un système d’archivage électronique gérant des documents d’archives numériques avant application du sort final. L’utilisation d’un tel système permet d’automatiser différentes fonctions dont la gestion des métadonnées, le contrôle des accès, la classification, la gestion des délais de conservation, la traçabilité, la capture, les transferts et la destruction des messages dans les boîtes de messagerie ainsi que toutes fonctionnalités permettant d’assurer l’intégrité et l’authenticité des courriels. Le recours à un tel système permet d’automatiser plusieurs activités de gestion limitant ainsi l’intervention des usagers et assurant une constance dans les méthodes de gestion.
Attention :
Dans la gestion des courriels, l’archiviste doit également considérer la présence de composantes de sécurité, telle la signature numérique, le chiffrement des messages ou la présence de mots de passe qui peuvent rendre la conservation ou l’accès difficiles.
Méthode :
Comme pour tout document numérique, l’archiviste doit identifier, pour les courriels qui ont une valeur définitive, les formats de conservation appropriés.