1.3.3 Sensibilisation et formation
Selon les dispositifs retenus pour gérer et conserver les courriels au sein de son organisme et selon le niveau d’implication requis des usagers dans leur gestion, l’archiviste devra mettre en place des activités de sensibilisation et de formation.
En effet, les usagers doivent être informés de la nature particulière des courriels, des enjeux pour l'organisme, des exigences de conformité, de la sécurité et la confidentialité, des droits des employés et leurs responsabilités, des conséquences possibles en cas de violation, de l’identification des documents, des méthodes de gestion et de conservation mises en place dans l’organisme, des comportements attendus de la part des usagers, etc.
Un historique des activités de formation peut être créé et selon les milieux, il peut être possible de rendre cette formation obligatoire.