Module 7C - Section 3 : Intervenir sur les documents d’archives sur support numérique afin d’en garantir la préservation

Cette étape ne présente aucune originalité, puisqu'il s’agit du résultat du travail classique de l’archiviste : analyse du processus administratif et des productions documentaires associées, identification des documents entrants et sortants, évaluation, sélection et définition des critères de tri. Des outils spécifiques – notamment des logiciels permettant d’explorer des espaces de stockage numériques (ex. : logiciel Archifiltre conçu par les ministères sociaux en France) – pourront être utiles pour ce faire.

Fig.1 : Visualisation d’une arborescence de dossiers via Archifiltre

Il faut donc procéder à l'identification de toutes les informations indispensables pour préserver, rendre intelligibles et exploiter ces documents sur le long terme. Si certains aspects de cette étape sont communs à tous les documents quel que soit leur support – questions juridiques notamment (communicabilité, droits de propriété intellectuelle et de propriété industrielle, données à caractère personnel), mais aussi rassemblement ou création de documents complémentaires qui permettent de contextualiser ces documents (par exemple tout ce qui a trait à la conception et à l’exploitation de documents statistiques) –, d’autres sont spécifiques aux documents d’archives sur support numérique.

C’est tout particulièrement le cas pour les documents dont la création ou la gestion reposent sur des systèmes de gestion de bases de données comme des gestions électroniques de courriers (GEC), des gestions électroniques de documents (GED) ou des applications métier (structure de la base, codage des informations – voir section 5 de ce module).

Il faut procéder à l'extraction des fichiers et des métadonnées correspondant aux documents de leur système et/ou de leur support de gestion, en fonction des critères de sélection et de tri retenus.

Il faut procéder au retraitement des fichiers et des métadonnées extraits pour constituer le bordereau de prise en charge – avec toutes les informations nécessaires (métadonnées de description, de gestion et métadonnées techniques) – afin de formater les documents et leur description pour qu’elles soient intégrables dans le système d’archivage utilisé par le service d’archives (voir section 4 de ce module).

Il faut procéder au contrôle de la qualité du paquet d’archives (le SIP^[1] au sens de l’OAIS^[2]) ainsi généré.

Il faut procéder au transfert du SIP dans le service d’archives gestionnaire du système d’archivage cible.

Il faut procéder au contrôle par le système d’archivage cible de l’état sanitaire des fichiers (antivirus), de la conformité du SIP aux prescriptions du système – vérification de la complétude du paquet, vérification de l’intégrité des fichiers, vérification du bordereau pour s’assurer que toutes les métadonnées obligatoires sont bien renseignées, etc. –, correction éventuelle des anomalies identifiées et enrichissement du paquet de toutes les informations nécessaires à la préservation et à l’accès dans le temps des documents ainsi pris en charge – notamment attribution d’identifiants uniques. Cette étape peut s’accompagner d’une phase de caractérisation des fichiers (identification et validation du format des fichiers).

Il faut procéder à la constitution des paquets à archiver (AIP^[3]), à l'écriture des fichiers correspondants et de leur documentation associée sur les supports de stockage utilisés dans le système d’archivage cible en fonction de la politique de stockage et enregistrement des métadonnées (description, gestion, techniques) dans les outils de gestion des documents du système d’archivage (qu’il s’agisse d’une application métier, ou d’un simple tableur).

Pour finir, il faut procéder à l'acquittement du transfert par le service d’archives, de la documentation du transfert et clôturer du processus.