6.2. Les documents nativement numériques peuvent poser des problèmes d'accès.
Les documents d’archives nativement numériques présentent certaines spécificités non encore totalement maîtrisées en accès.
Souvent, ils ne sont pas communicables et/ou diffusables
Leur caractère récent fait qu’ils ne sont souvent pas librement communicables ou diffusables. Il est donc impossible d’y accéder via des portails sans contrôle d’accès. Si certaines structures – notamment dans l’enseignement supérieur et la recherche – ont mis en place ce type de portails, il n’en existe que quelques-uns mis à disposition par les services d’archives.
Exemple :
Les Archives départementales de la Vienne en France ou les Archives fédérales suisses. Des "salles de lecture virtuelles" sont notamment mises à disposition par les archives départementales de la Vienne (France) ou les Archives fédérales suisses. Elles donnent accès, sous réserve de la création d'un compte personnel dont l'identité a été vérifiée, à des documents dont la libre diffusion sur internet n'est pas juridiquement possible mais la consultation en salle de lecture l'est. Par exemple, pour la Vienne, l'état civil numérisé librement communicable au regard du Code du patrimoine mais datant de moins de cent ans.
L'accès peut nécessiter des outils spécifiques
Les modalités de conservation retenues pour certains types d’archives sur support numérique nécessitent la mise à disposition d’outils spécifiques pour donner accès à leur contenu. C’est notamment le cas des documents produits dans des applications basées sur des systèmes de gestion de bases de données dont les exports ont été faits à plat ou dans un format de fichiers qui nécessite l’import dans une nouvelle base de données (cf. section 5 de ce module). Une réflexion est donc nécessaire pour définir les matériels et les logiciels nécessaires pour donner l’accès aux documents d’archives nativement numériques.
Les attentes des utilisateurs sont très variées
Les attentes des utilisateurs sont plus diverses que pour les documents d’archives sur support physique ou analogique numérisés pour lesquels les portails mis en ligne correspondent aux besoins estimés du grand public.
La réutilisation de données brutes, directement exploitables par machine, est ainsi particulièrement souhaitée par les spécialistes du gouvernement ouvert, les industriels ou les chercheurs, là où la fourniture des données sous la forme d’un fichier non exploitable par machine (ex. fichier en mode image) sera considéré comme inadéquat.
Conseil :
Une connaissance plus fine des usages des différents publics est donc indispensable.