1.2.2. Procédure à adopter dans une petite structure

Une bonne combinaison des procédures, matériels et outils suivants constitue déjà un socle solide, adapté aux structures qui ne disposent pas des ressources humaines et financières similaires à celles des grands services d’archives et permettant de concevoir et développer des systèmes d’archivage sophistiqués :

Définir clairement les rôles et responsabilités

Cette étape est essentielle.

S'assurer pour opérer le transfert et la prise en charge de :

  • disposer d’un espace de stockage séparé pour la production des documents d’archives du service, pour le traitement des documents sur support numérique reçus et pour la conservation des documents pris en charge ;

  • disposer d’un antivirus à jour pour examiner les fichiers correspondant aux documents reçus ;

  • faire en sorte de recevoir sous forme de tableur une liste des fichiers destinés à être transférés, avec leur empreinte, ne serait-ce qu’établie avec des outils d’identification de format comme DROID qui permettent de générer cette information. À réception des fichiers, utiliser le même outil d’identification de format pour générer une liste similaire, et comparer les deux listes pour identifier le nombre de fichiers présents (et repérer ainsi les éventuelles pertes liées aux transferts), ainsi que les empreintes des fichiers, et vérifier ainsi qu’ils sont restés intègres pendant le transfert ;

  • procéder à un examen aléatoire des fichiers reçus en les ouvrant manuellement ou au moyen d’un petit script pour identifier d’éventuels problèmes d’accès. Les messages d’erreur proposés par les outils d’identification peuvent constituer un bon moyen de repérer des fichiers problématiques ;

  • tenir un registre des fichiers reçus, alimenté à partir des informations récupérées et exportées par les outils d’identification de format (DROID par exemple), complétées avec les informations liées aux supports de stockage retenus. Ce registre peut prendre la forme d’un tableur ou d’une petite base de données ;

  • copier les documents pris en charge sur différents supports de stockage, avec une copie facilement accessible sur un disque non amovible, une copie supplémentaire sur un support de stockage moins accessible et moins coûteux et entreposé dans un lieu géographique différent. Si les documents pris en charge ne présentent pas de contrainte particulière en matière de confidentialité et de sécurité, le recours à une offre d’hébergement externalisée de type cloud peut être envisagé.

Pendant la période de prise en charge :

  • réaliser périodiquement des vérifications sur les supports de stockage, soit manuellement soit au moyen d’un petit script : sont-ils toujours lisibles ? Tous les fichiers qui sont censés être stockés sur ceux-ci sont-ils toujours présents ? Les empreintes des fichiers présents sont-elles bien les mêmes que celles enregistrées dans le registre des fichiers ?

  • En cas de problème d’intégrité, remplacer les fichiers défaillants par les fichiers qui ne le sont pas, en tirant partie des différentes copies existantes.

En matière d’accès

  • pour les documents non librement communicables, permettre l’accès à une de leurs copies sur un poste dédié, déconnecté de tout réseau informatique externe, et sans offrir la possibilité de reproduire avec l’appareil photographique d’un téléphone portable leur contenu ou d’en prendre copie via l’écriture sur un support amovible ;

  • pour les documents librement communicables, utiliser les services de transfert à distance gratuits.