12. Microfilmer ou numériser : quel choix ?
La politique de conservation d'un archiviste comprend le transfert de support. Il s'agit de conserver le contenu informatif du document et de préserver l'original de son usure et de sa dégradation inéluctables en le transférant sur un autre support. On peut ainsi sauvegarder l'information que porte le document original et la diffuser tandis qu'on conserve celui-ci plus longtemps en évitant des manipulations.
Le principe de la copie remonte à l’écriture, mais les procédés de transfert ont évolué dans le temps. Aujourd’hui, on utilise simultanément deux procédés photographiques :
• le microfilm
• et la numérisation.
Le microfilm, support argentique, effectué en plusieurs exemplaires (exemplaire de conservation, exemplaire de reproduction sur lequel sont tirées des copies de lecture), se conserve sans peine et ne nécessite que des appareils de lecture techniquement simples.
L’image numérique étant un fichier informatique, elle est particulièrement adaptée au domaine de la communication, mais elle nécessite de gros budgets (serveurs, migrations périodiques, changements de matériels de lecture…).
Naturellement il importe que le support de transfert choisi fasse l’objet, lui aussi, d’une bonne conservation de longue durée :
• conservé dans de bonnes conditions, le microfilm peut durer plus d’un siècle
• tandis que la conservation du numérique est très aléatoire, sinon actuellement impossible.
Chacun de ces procédés a ses avantages et ses inconvénients. Il appartient à l'archiviste de décider quel procédé sera le plus efficace et aura la plus longue longévité selon les documents originaux et l'usage qu'il veut faire de ce transfert de support, ce choix fait partie de sa politique générale de conservation et de communication où il devra prendre en compte les aspects techniques et les aspects financiers. La numérisation ne doit être faite que si la maintenance sur le long terme est assurée. Il ne faut pas oublier qu'il est souvent judicieux de numériser les microfilms.
En conclusion, les transferts de support sont une nécessité pour la conservation des documents originaux car les supports qui en résultent sont des supports utiles de substitution pour la consultation et la diffusion :
• le microfilm est un support de consultation contraignant mais un excellent support de conservation ;
• le numérique est un excellent support de communication, mais nécessite une démarche très rigoureuse et des moyens financiers importants pour pouvoir servir de support de conservation.
