4.1.1. La photocopie
La plupart des services d'archives disposent, aujourd'hui, d'un appareil de photocopie dédié à l'usage du public, sauf si la demande est trop modeste pour mobiliser l'appareil ou permet le partage avec d'autres usages.
Cet appareil peut être soit directement placé à la disposition des chercheurs, soit placé en retrait, le personnel affecté à la salle de lecture étant alors seul habilité à effectuer les reproductions.
Dans les deux cas, les précautions à prendre sont les suivantes :
Vérifier que l'état du document en permet la photocopie : on exclura ainsi les documents très anciens, les documents reliés ou scellés, les documents de grand format (cartes, plans, gravures, dessins) ou de support fragile (calque, parchemin).
Attention :
L'information doit être clairement portée à la connaissance du public. Lorsqu'il en existe, il est prudent d'inclure ces prescriptions dans le règlement de la salle de lecture.
Vérifier que la reproduction du document est légalement autorisée : en effet, tel n'est pas toujours le cas des documents d'origine privée ou des documents non communicables consultés par dérogation.
Remarque :
La solution qui consiste à confier aux membres du personnel le soin de réaliser les photocopies est certainement la plus sûre et la plus respectueuse de l'intégrité et du contenu des documents reproduits.