2.3.1. Les instruments de recherche doivent être communicables
La première obligation de l'archiviste consiste à élaborer un instrument de recherche qui sera communicable au public. Si cette condition peut paraître évidente, elle est en fait plus complexe à mettre en œuvre qu'il n'y paraît.
Exemple :
Un inventaire nominatif des détenus d'une prison ou de bénéficiaires de bourses scolaires dans les années 1970, un inventaire mentionnant des militants écologistes opposés à la construction d'une centrale nucléaire en 1985 ou encore un instrument de recherche d'un fonds judiciaire mentionnant l'identité des parties et le motif de la poursuite ou de la condamnation dans les années 1950 ne sont pas librement communicables avant l'expiration des délais qui s'appliquent aux dossiers eux-mêmes, soit 50 ou 75 ans, voire 100 ans en France...
Il importe en effet de ne pas faire figurer dans les instruments de recherche des secrets protégés par la loi. Une solution, largement employée par les archivistes, consiste à rédiger deux instruments de recherche, le premier, synthétique, destiné à être consulté par les chercheurs en salle de lecture, le second, plus développé, à destination des seuls agents pour faciliter les recherches dans les fonds.