2.4.2. La messagerie électronique et la correspondance en ligne
Les relations dématérialisées sont un nouveau moyen de correspondre qui connaît un succès fulgurant.
Dans le cas des services d’archives, deux modes de dialogue en ligne avec le public sont utilisés.
Le site Internet interactif
Il permet, par l’intermédiaire de formulaires téléchargeables et adressables en ligne, d’entretenir avec le service d’archives une correspondance électronique bien encadrée. Le public peut ainsi, si l’organisation le permet, commander d’avance des documents en consultation, commander des publications, remplir des formulaires d’inscription ou de demandes d’autorisation diverses.
Le service d’archives peut aussi par cet intermédiaire renforcer ses relations avec ses interlocuteurs (les services versants), en mettant en place un "extranet" permettant un dialogue contrôlé et l’échange de formulaires (tableaux de gestion, bordereaux de versement, d’éliminations, etc.) en ligne.
La messagerie électronique
Beaucoup plus difficile à maîtriser lorsqu'il s'agit de relations directes avec le grand public, la pratique de la messagerie électronique révèle immédiatement les défauts de ses qualités :
une très grande rapidité de relations, en question comme en réponse, en tous points du monde ;
une très grande variété des demandes dont la plupart sont peu réfléchies et ne correspondent pas aux champs d’activités ou aux possibilités d’investigation du service.
L’ouverture d’une messagerie directe doit faire l’objet d’une réflexion au préalable et être assortie d’un ensemble de préconisations opposables qui circonscrivent les conditions dans lesquelles le service apportera ou non une réponse aux questions posées.
Dans bien des cas, l’existence d’un site Internet interactif permettant une diffusion large d’information et un dialogue ciblé suffit à répondre à l’essentiel des demandes du public.
