4.1.1. Interdire la consultation
L'archiviste peut, légitimement, interdire au public la consultation de documents dont l'état lui paraît suffisamment dégradé ou la fragilité suffisamment extrême pour que leur manipulation mette en péril leur existence même.
Il convient dans ce cas que la mention de non communicabilité (et sa cause) soit portée sur l'inventaire, à côté de la description du document, afin que le public soit averti de l'indisponibilité du document et de la raison de cette mesure.
De même, la pression de la demande du public envers certains documents de charge informative très forte (photographies, plans, état civil, etc.) peut conduire l'archiviste à décider, pour les protéger, d'en interdire la communication sous forme d'original.
Dans tous ces cas, l'interdiction sera compensée par la mise à disposition de supports de substitution (photographies, microfilms, images numériques) dont les formes sont aujourd'hui suffisamment diverses pour correspondre à la plupart des difficultés rencontrées.
Ainsi, le contenu du document demeurera accessible au chercheur et le support original ne lui sera communiqué par exception que dans les rares cas où son examen apporterait des informations supplémentaires que ne comporterait pas l'exemplaire de copie.
