4.1.2. Manipuler avec précaution
Les précautions de manipulation, bien connues du personnel, doivent être aussi constamment rappelées aux lecteurs.
Mentionnées dans le règlement de la salle de lecture qui leur est remis dès leur inscription, affichées dans la salle de lecture, elles doivent faire l’objet de rappels de la part des agents en charge de la surveillance, chaque fois que nécessaire.
Le lecteur ne consultera qu’une seule liasse ou un seul registre à la fois.
Les registres seront consultés sur des pupitres, les liasses dépouillées à plat.
L’ordre des pièces dans une liasse, des fiches dans un fichier, etc., sera scrupuleusement respecté. Un déclassement constaté sera signalé au personnel du service, mais non rectifié par le lecteur lui-même.
La prise de notes ne s’effectuera pas en prenant appui sur le document, ni le relevé du plan en prenant appui sur le plan. Dans ce dernier cas, des supports plastiques transparents épais peuvent être prévus pour permettre le relevé sans abîmer le plan.
Seul sera autorisé l’usage du crayon de bois, à l’exclusion de tous stylos, encre, colle, ciseaux, etc. L’utilisation du micro-ordinateur portable est bien entendu possible, ainsi que d’un appareil photographique dans la mesure où les clichés réalisés demeurent à usage personnel. La photocopie sera réalisée à la demande par le personnel du service, dans les seuls cas où l’état des documents le permet ; elle ne pourra concerner les documents scellés, reliés ou de grand format, cousus ou attachés, les parchemins et les reliures, les papiers noircis ou brûlés.
Mais la manipulation du document sera d’autant plus aisée qu’il se présentera dans un conditionnement adapté.
Ainsi le service devra-t-il faire, dans toute la mesure de ses moyens, des efforts pour améliorer la présentation matérielle des documents :
cartons en bon état,
liasses bien ficelées,
registres restaurés,
protections spécifiques pour les documents de petit format (diapositives, négatifs, cartes postales) ou grand format (plans, dessins).
