4.1.2.1. Le carton d'invitation
Il constitue l’annonce publicitaire la plus facile et la plus communément employée ; il peut se contenter de moyens très modestes : tirage « maison » sur imprimante, sur simple papier ou bristol.
Le carton comprend :
les principaux éléments suivants, à répartir en fonction de la taille et du nombre de volet du carton :
la ou les instances invitantes avec les logos
les titre et lieu de l’exposition
la date et l’heure de l’inauguration
l’annonce du vin d’honneur ou du cocktail (et le lieu, s’il est différent de celui de l’inauguration)
les partenaires avec les logos
un récapitulatif comprenant : dates et horaires de l’exposition, visites guidées éventuelles, numéro de téléphone pour les renseignements;
 Archives départementales de la Manche, 2003. |
 Archives départementales de la Lozère, 2003. |
les éléments facultatifs suivants :
un (court) texte de présentation de l'exposition
un coupon-réponse ou bien l’indication d’un numéro de téléphone pour indiquer sa participation ou non à l'inauguration
Le carton est envoyé au moins deux semaines avant l’inauguration.
La liste des invités est soigneusement dressée.
L’archiviste se rapprochera de la cellule « communication » de son institution qui possède ses propres listes et il y ajoutera les siennes : collègues du monde des archives et du patrimoine, associations historiques, sociétés savantes, et autres listes qui pourront varier en fonction du sujet de l’exposition.
Exemple :
Pour une exposition sur l'histoire de la justice, vous inviterez les magistrats des tribunaux ; pour une présentation de votre collection de cartes postales, les associations philatéliques.
Attention :
Ne pas oublier d’inviter les médias (presse, radios, télévision).
Veiller à deux points :
ne pas commettre d’impair par l’oubli d’une personnalité
ne pas opérer de doublons dans les adresses (bien "peigner" les listes).
