1.1.1. Connaître l'histoire
On dit souvent que la compréhension du passé sert à celle du présent. Connaître l'histoire de la structure dans laquelle vous travaillez vous permettra de comprendre ses évolutions récentes comme les raisons de son organisation actuelle.
Vous vous demandez sans doute où vous allez retrouver cette histoire puisque les archives, précisément, ne sont pas disponibles ou qu'elles ne sont pas classées.
Plusieurs pistes s'ouvrent à vous pour obtenir les sources d'information sur l'organisme ou l'entreprise : que l'on travaille dans la gestion des documents actifs[1] ou que l'on entreprenne le traitement d'un nouveau versement[2] d'archives, les données obtenues à partir des publications officielles de son employeur sont essentielles à une bonne compréhension du contexte de création et d'utilisation des documents.
Ces connaissances sont indispensables pour gérer un service. On retrouvera ces données principalement dans :
les publications de l'organisme ou de l'entreprise : rapports annuels, énoncés de politiques, manuels de gestion, publications de présentation (y compris commerciales) donnent de précieuses indications, à la fois sur les missions, mais aussi sur les différentes implantations (cette dernière indication peut permettre de localiser des archives en perdition ou en déshérence) ;
les annuaires administratifs ou téléphoniques qui vous donneront peut-être, s’ils sont détaillés, les noms de personnes qui ont exercé des responsabilités dans l’entreprise ou le service ;
les différents organigrammes établis qui vous permettront de mieux comprendre où se situe tel ou tel service producteur d'archives, à quel niveau hiérarchique, à quelle direction il était rattaché ;
auprès des agents un peu anciens dans l’entreprise ou le service, susceptibles de vous donner leur point de vue de l’évolution de la structure et de de vous fournir des informations oubliées des textes écrits.
Conseil : Recherchez sans attendre :
la date de création de la structure,
les objets définis par les statuts,
les missions et attributions,
le mode de fonctionnement actuel.
Exemple :
Pour une société minière, des archives vont se trouver :
au siège social (qui a pu changer de localisation au cours du temps),
dans les différents centres d’exploitation.
Certains documents, comme la correspondance entre le siège social et les centres d’exploitation, doivent se retrouver de chaque côté (d’un côté en correspondance reçue, donc en document original, de l’autre côté en correspondance envoyée, donc en copie).
D’autres documents d’ampleur plus générale, comme les actes de constitution de la société, le documents d'organisation, de comptabilité générale, les dossiers de personnel…, ne se trouvent qu’au siège social.